电子档案管理问题解决措施 本文关键词：档案管理，措施，解决，电子
电子档案管理问题解决措施 本文简介：【摘要】伴随着当今社会的快速发展，电子档案已经成为档案管理工作中非常重要的一部分，相对于传统纸质档案来说其操作较为简单，也节省了大量纸质资源与空间，未来电子档案将会成为档案发展的必然趋势。但由于电子档案管理具有特殊性，在实际管理过程中仍然存在一些漏洞，只有认真分析电子档案管理过程中出现的问题并寻找方
电子档案管理问题解决措施 本文内容：
【摘要】伴随着当今社会的快速发展，电子档案已经成为档案管理工作中非常重要的一部分，相对于传统纸质档案来说其操作较为简单，也节省了大量纸质资源与空间，未来电子档案将会成为档案发展的必然趋势。但由于电子档案管理具有特殊性，在实际管理过程中仍然存在一些漏洞，只有认真分析电子档案管理过程中出现的问题并寻找方法解决，才能提升电子档案管理工作质量。笔者根据工作经验分析了当前电子档案管理中存在的问题，并提出了相应的解决措施，以期为其他工作者起到借鉴作用。
【关键词】电子档案；管理；问题
我国档案管理逐渐走向网络化与电子化时代，许多电子文件归档后由管理人员将其形成电子档案，电子档案的出现冲击了传统的档案管理模式，推动我国档案管理走向现代化以及信息化。但电子档案也存在一些不足，比如其管理信息容易被人为篡改，数据不加以保护也容易丢失，整体依赖于计算机。因此，电子档案管理人员必须要具备专业的知识技能，及时发现电子档案管理中存在的问题并进行解决，更好地促进电子档案管理水平的提升。
一、电子档案管理存在的问题
（一）缺乏对电子档案管理的重视程度。伴随着科学技术的不断发展，信息产业与网络化技术都逐渐应用到办公设备中，档案管理部门的传统纸质文件管理工作也逐步被电子档案管理所取代。但有些档案管理人员思想陈旧，缺乏对电子档案管理工作的正确认识，从心理层面没有认识到信息时代给档案管理工作带来的改变，忽视了电子文件及数据的收集及整理。特别是由于档案管理人员忽略了电子档案的重要性，所以在日常办公过程中并不会使用电子文件对收集上来的数据整理归档，有很多电子文件上传到管理人员手中，但管理人员不会对其进行整理。另外，有些档案管理人员虽然逐渐了解了电子档案的重要性，但在对电子文件管理过程中由于缺乏专业技术与认真态度，使文件存在被人为篡改的可能，容易被黑客盗取文件中的信息。
（二）缺乏有效的管理方式。目前我国电子档案管理工作起步时间较短，仍然处于初步发展时期，缺乏科学有效的管理方式。有些管理机构由于设备储存过低，存在新电子文件覆盖旧电子文件的情况，并且没有在纸质文档与电子文档之间建立统一有效的管理方式，造成很多文件丢失。同时加上档案管理人员培训教育缺失，很多档案管理部门的管理人员年纪较大，缺乏技术型的复合型管理人才，虽然引入了先进的办公设备，但由于人员不能胜任信息化管理工作，造成现代化的管理技术无法充分在档案管理中发挥其作用。
（三）缺乏法律作用。虽然公众不断认可电子档案的应用，但是在法律上强调只有纸质原件才具有凭证作用。但当前电子文件没有固定载体，也没有固定机构专门做电子档案的管理工作，这就造成一些文件转化成电子档案之后缺乏明确的原始凭证性，相关部门也没有对其作出规定，导致档案的可信度没有制度做保证。
二、电子档案管理问题解决措施
（一）加强电子档案的安全管理工作。档案管理机构应加强对电子档案管理设备的日常维护及不断健全管理体系。首先，应建立一套完整的管理体系来保证电子档案的安全性，应具体明确每位工作人员的具体责任，做好每一环节电子归档工作，当电子档案形成后必须仔细核对，信息无误后才可归档入库，保证各种形式的电子文件能够科学有效地被归档保存。其次，需要增强网络的安全管理力度，聘请专业人员建立数据恢复和备份体系，通过各种网络手段更好地抵抗人为或病毒带来的损害。最后，针对重要文件，在其电子归档之前，需要保存一些具备法律效力的凭证性文件，保证文件的有效性。
（二）加强对新型管理人才团队的建设。在当今信息时代，只有掌握先进信息技术的工作人员及机构才能真正避免出现安全风险。因此电子档案管理机构应对管理人员进行定期培训。首先，应逐渐转变员工的传统理念，让他们认识到电子档案管理的重要性。其次，电子档案管理机构应加强对人员素质的培养，通过多种形式培训逐步提高员工的技术及理论水平，帮助员工按照相关规定熟练操作电子设备，有效运用管理设备对电子档案进行高效管理。最后，要优化内部管理机构，通过各项制度来对电子档案管理的违法乱纪行为进行处罚，提高人员工作效率。
（三）制定规范的电子档案管理体系。在电子档案管理的各个环节中，都存在着信息丢失或被更改的风险，为更好地提高电子档案管理的质量，应针对电子档案管理工作制定相对应的法律法规，制定保密协议，对重要性及机密性文件做好特殊规定。同时针对企业来说，要依据这些电子档案制定系统的数据库，不断对档案信息资源进行完善，保证数据资源能够实现内部共享。
三、结束语
电子档案管理模式将会成为未来主要的办公方式，加强电子档案管理工作有着非常重要的作用。由于每天都会产生大量的电子文件，对档案管理人员的专业素质提出了更高要求，因此电子档案管理机构必须制定完善的规章制度，加强对工作人员的培训，不断创新档案管理方式，从而提升我国电子档案管理水平，帮助电子档案管理工作更好更快地发展。
【参考文献】
[1]高芳.电子档案管理问题探讨[J].东方企业文化，2014(02)：174.
[2]吴绯绯.电子档案管理问题探讨[J].机电兵船档案，2012(06)：55-57.
[3]申海燕.电子档案管理问题探讨[J].东方企业文化，2014(02)：177.
作者：亢文静 单位：吉林四平市军队离休退休干部服务管理中心
电子档案管理问题解决措施 来源：网络整理
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