基层中波台站资料管理新方法 本文关键词：中波，新方法，基层，台站，资料
基层中波台站资料管理新方法 本文简介：摘要:首先介绍了在整理安全播出技术资料的过程中总结出来的3种常用方法，然后在此基础上进行了方法改进，归纳出了《安播技术资料管理分类表》，从6个方面提出了资料管理的创新方法，并加以详细介绍，最后从管理者的角度谈了3点资料管理工作中的体会，为今后的资料管理工作提供参考。关键词:安播技术;常用方法;分类表
基层中波台站资料管理新方法 本文内容：
摘要:首先介绍了在整理安全播出技术资料的过程中总结出来的3种常用方法，然后在此基础上进行了方法改进，归纳出了《安播技术资料管理分类表》，从6个方面提出了资料管理的创新方法，并加以详细介绍，最后从管理者的角度谈了3点资料管理工作中的体会，为今后的资料管理工作提供参考。
关键词:安播技术;常用方法;分类表;资料管理
安全播出技术资料管理是基层中波台站技术管理工作中的重要组成部分，也为技术维护工作提供着技术支持。资料管理工作的好坏，在一定程度上也会对整个台站的技术工作产生影响，所以怎么做好基层中波台站的资料管理工作也是所有资料管理者都需要面对的问题。大部分基层中波台站安播技术资料(以下安全播出技术资料简称安播技术资料)的种类比较多，而有些种类的资料数量也比较庞大，如何将种类多、数量多的资料合理分类、妥善保存也是需要一些方法的，下面将首先介绍在整理资料的过程中总结出来的3种常用方法。
1安全播出技术资料管理的常用方法
如何将安播技术资料管理工作做好，将各类资料合理存放，在这一部分将着重介绍在整理各类资料的过程中逐渐总结出来的3种常用方法。
1．1划分种类
大部分基层中波台站各类安播技术资料的种类是比较多的，将各类资料合理划分种类则是资料管理工作的第一步，而大多数的安播技术资料都可以从以下3个比较大的类别来划分。1．1．1机房管理各类规章制度是机房安播技术资料最先需要归类整理的资料，对于基层中波台站而言，规章制度是整个1931机房管理的核心，机房管理主要就是围绕各类规章制度而展开的。此外机房管理中还可以包含往年机房的工作总结，以及今后每年机房的安全播出计划等和机房管理相关的资料。1．1．2技术管理主要偏重于机房的各类报表，机房每个月的安全播出简报，上级下发的安全播出文件，机房主要设备的说明书、安装设计图纸，各个系统的设备流程图，机房每季度的业务考核等技术资料。此外技术管理还应包括，上一年技术设备工作情况的总结，以及下一年度需要安装调试技术设备的工作计划。1．1．3运行维护管理主要侧重于机房各类设备的实际运行维护记录，比如值班期间的设备情况记录，每周例行维护设备时的检修记录，还有供配电设备的检修维护记录、以及外电停电时发电设备的运行记录，此外还有音频前端设备日凌期间的记录表，备品备件库房内各个备件的造册登记表、上机实际测试记录、各种仪器仪表的维护记录表等也都是需要包含在运行维护管理之中的［1］。此外与基层中波台站安全播出息息相关的各类设备、运行播出系统的应急预案，机房主要设备的运行维护操作卡，以及每年重要播出保障期期间的台站自查情况、预案演练的情况、动员部署情况等都可以作为一个单独的类别，它们也是安播技术资料管理里面的重要内容。
1．2按年保存
将各类安播技术资料划分好主要类别以后，就需要对每个类别的资料进行比较详细的划分，在此推荐按照年份来对各类资料进行保存。按照年份来保存各个类别的资料也有2种主要的保存方法。一种保存方法是对于此类资料数量比较多的情况，比如前面提到的值班期间设备情况记录及每周例行维护设备检修记录，这些记录是大部分基层中波台站每天或每周都需要填写的记录，大部分台站存有的数量都比较多。对于此类资料可以按照年份，每一个年份单独放置一个档案盒保存，并且在档案盒外用标签将其存放的资料名称及年份详细的标识出来，以便今后查阅。另一种保存方法是对于资料相对比较少的情况而言，例如前文提到的机房内的各类报表、每个月的安全播出简报等资料，这些资料虽然需要各个基层中波台站每月填报，但是需要每个年度保存的资料比较少。像此类资料就可以使用杆夹将每一年的资料单独隔开，然后将需要存放的每年用杆夹单独隔开的资料统一存放到一个档案盒中，需要着重说明的是，按照此方法存放的档案盒除了需要在其外用标签将存放资料的名称详细标出，还需要将存放资料的起始年份到现存年份细致地标识出来，可以让人一目了然的查找出其中的资料。
1．3张贴目录
将各类资料存放好以后首先要解决的就是给各个保存好的资料张贴目录。目录的张贴方法也可以按照前文提到的2种方法来进行，对于每个年份单独存放的档案盒可以将目录张贴于档案盒上，并将其中所存放的资料详细的在目录中记录下来。而对于需要用杆夹单独隔开然后再统一存放到档案盒的资料，则可以先将目录和每年需要保存的资料一起存放在隔开的杆夹里面，然后再将这几年的杆夹存放在档案盒中。其中需要注意的是，对于有几个杆夹在一起存放的档案盒就需要在其外部张贴一个目录，在目录中需要将其内杆夹每年所包含的资料内容详细列出来，方便今后查找。在目录的最上面一行一般主要说明档案盒所存放资料的内容，对于所张贴的目录一般都包含6个比较主要的项目，分别是:件号、责任者、题名、日期、页/份数、备注。其中件号是档案盒或杆夹所含资料的件数，责任者是所包含资料的归属责任部门及科室，题名就是里面具体每一份资料内容的详细题目记录，日期是每一份资料的起始及现存记录的时间，需要注意的是有一些资料只有一个具体的时间，而另一些资料则包含了开始及现存资料的时间，这些都需要详细的记录在日期项目中，页/份数是每一份资料具体的数目，备注就是一些资料需要具体说明的其他情况［2］。此外，在每一个档案盒的侧面，还可以根据具体位置，用A4纸裁成大小合适的尺寸，可以在上面记录好里面所含资料的具体保存年份。对于单独保存具体一年的资料，可以直接将保存年份标出，而对于档案盒里面保存了好几年资料的情况，可以将最开始的起始年份标识出来，比如2017年至＊＊＊＊年，当档案盒里面的资料保存齐全之后，再将最终的现存年份标注清楚。以上介绍的3种在安播技术资料管理中常用到的方法，也是在平时整理机房各类资料的过程中逐渐总结出来的，虽然看起来比较简单，但也是经过归纳大量资料以后才得到的。通过使用以上3种方法，机房内各类安播技术资料大的类别已经分好，各类资料也已经放到了档案盒里保存。但是在细节方面，还有一些2931可以改进的地方。在下面的部分，将着重介绍改进的过程中逐步总结出来的一些新方法。
2安全播出技术资料管理的新方法
经过以上3种方法整理的安播技术资料虽然大类已经分好，资料也都存放在档案盒里面了，但是整体给人一种比较粗糙的感觉，在一些比较细小的方面还需要改进。之后在此前所整理资料的基础上，开始逐步改进、总结，归纳出了《安播技术资料管理分类表》，其中从6个小的方面对此前的资料进行了细化，使资料管理工作的整体效果得到了提升，现将这些资料管理的新方法介绍如下。
2．1项目分类的细化
虽然此前在大的方面对安播技术资料进行了分类，但是在细节方面还有一些可以细化改进的地方。新方法第一个改进的地方就是项目分类的细化，比如其中一个比较大的类别机房管理，里面有许多的规章制度，可以在大类别的基础上再划分一些小类别，比如管理制度、防范制度、网络安全制度等都可以作为小类别，然后再将各个规章制度分别归类到每个小的类别之中。像其他的一些比较大的类别也都可以在机房管理的基础上来进行小类别的细化［3］。
2．2加入对每份资料的要求
在新方法中还有一个突出改进的地方就是加入了对每类安播技术资料的具体要求。比如各类规章制度就明确了需要包含哪些具体的规定，需要包含哪些具体的要求。再比如各类记录就需要按照要求将记录补充规范、齐全，各类预案就需要按照要求将预案种类补充完整，各类表格就需要将其中的内容按照具体要求记录清楚。每一个类别的资料都明确了对资料的具体要求，一方面今后资料管理者在整理各类资料的时候都可以按照清晰、明确的标准整理资料，另一方面在检查各类资料的时候，知道了对每一类资料的要求，就可以方便、快速地检查出哪些资料是否符合要求，有利于今后各项工作的开展。
2．3明确提供人或负责人
此外还有一个改进的方面就是明确了每一类安播技术资料的提供人或者负责管理人。比如每月各类报表谁在上报，各类计划谁在负责制定，各类记录谁在负责登记，年底谁在总结等，都可以在《安播技术资料管理分类表》中体现出来。明确资料提供人或负责人好处:首先分工明确，其次更加明确了每类资料责任人的职责，做到了分工明确、责任分明，这也可以让资料管理者在今后更好地做好资料整理工作，做到游刃有余。
2．4确定资料更新时间
在新方法中还有一个改进的地方就是将每类安播技术资料更新时间明确的指出来了，比如有的资料是需要每月更新的，有的资料是需要每季度更新的，还有些资料是需要每年更新的。此处确定每类资料的更新时间，一方面可以在整理资料的时候明确每个月、每个季度、每年需要整理哪些资料，做哪些工作，另一方面在检查各类资料的时候也可以及时发现、补充缺少的资料，及时更新资料。此外确定了每类安播技术资料的更新时间还可以按照每类资料的更新时间，来制定每一年资料管理的工作计划，比如每年初需要整理哪些资料，每季度还有哪些资料需要补充，每个月或者每个星期需要整理哪些资料都可以提前规划出来。最后还可以在档案盒侧面的下方张贴出每类资料的具体更新时间，比如每月、每季度、每年等，这就可以直观的显示出资料更新时间［4］。
2．5归类摆放位置
在之前存放安播技术资料的时候，对每一类资料的摆放位置没有具体要求，对存放资料的文件资料柜也没有明确的标识，在资料管理的新方法中对每类资料的摆放位置提出了明确要求。首先需要按照细化的项目分类来将每一个类别的资料集中存放在一起，然后标注文件资料柜，比如1号资料柜，此后在标注柜子的基础上，再将每个柜子的层号标注出来，最后再将与之相对应的每类资料的摆放位置在《安播技术资料管理分类表》中标注出来，比如1号柜二层。这样做的好处就是可以快速将需要查找的资料及时找到，此外还可以使用Excel表中的“查找和选择”功能，输入查找内容关键字，就可以找出需要查找的资料具体在哪个资料柜、第几层存放。还有就是经过归类摆放后的文件资料柜，里面的各种资料一目了然地出现在眼前，整体比较美观。
2．6查明现存情况
此前的资料需要从档案盒中将每份资料查找出来以后才知道资料具体是从哪一年至哪一年的，而在新方法中则可以直接在《安播技术资料管理分类表》中查找出资料的起始年月、现存年月，并且还可以查出资料现存几份、具体的数目。现存情况总共有三项，第一项就是每份资料的起始年月，第二项则是资料的现存年月，在第三项里面还详细列出了每份资料在档案盒中的保存数目。此外在每一个大的类别的后面还使用了Excel表中的求和函数，将每个大类所含资料的数目统计出来，比如机房管理资料共计＊＊份，并且在最后还将所有资料数目汇总，就可以统计出安播技术资料的具体数目。这样做的目的，可以使资料管理人员随时了解、掌握每一类资料的起始、现有情况，知道每类资料的现存份数，使资料管理者做到心中有数，真正做好资料管理工作［5］。以上就是在此前资料管理工作基础上，所总结、归纳出来的创新方法，从6个方面对之前的工作进行了改进。在此处还需要说明，在第二部分所划分类别的技术管理大类中还有一部分资料是需要单独划出来保存的，那就是安全播出技术说明书类资料，说明书类技术资料在技术维护工作中也有着很重要的技术支持作用，此处也可以参照安播技术资料管理的新方法来进行管理。说明书类的资料大部分都是说明书、合格证、保修卡类的材料，资料管理方面在参照《安播技术资料管理分类表》的基础上进行了简化，总结归纳出了《安播技术说明书管理分类表》。说明书管理的项目分类中也和技术资料管理一样，都是先划分大的类别，再划分小的类别，但是有一点不同。在划分完小类别之后，可以将这个小类别所包含每份说明书的具体名称加以详细说明，这样在查找说明书的时候，就可以更加快速、准确。
3安全播出技术资料管理工作中的“三心”及小结
上面主要是一些资料管理方法的介绍，在整理各类资料的过程中也逐渐体会到，好的方法还是需要资料管理者的良好实践才能达到事半功倍的效果，在下面主要谈3点在资料管理工作中的体会、感悟。
3．1细心
大部分基层中波台站的资料管理者可能都碰到过资料的种类多、数量多，数目比较庞大的情况，使用好的方法可以将资料合理分类、妥善保存，但面对繁杂的资料，最需要保持的就是一颗细致的心。只有将仔细、认真的状态常挂心头，才能在整理各类资料时避免出现较少地失误，才能细致、完整、齐全地将资料整理好。
3．2恒心
在确定各类资料更新时间的时候其实就可以发现，每类资料的更新时间是不一样的，有的每个月更新、有的每季度更新、有的每年，甚至有的资料还需要跨年更新。资料更新的时间不一样，在每月初、每年年初整理资料的时候，就需要对照《安播技术资料管理分类表》，严格按照更新时间来整理每类资料。切忌出现没有按照时间更新资料而耽误资料整理工作的情况，还要避免在工作开始的时候热情高涨，而在工作中途或有些关键时刻出现“掉链子”、虎头蛇尾的情况，在此时经常保持一颗持之以恒的坚毅之心才显得尤为重要。
3．3静心
对于大部分基层中波台站的资料管理者而言，除了需要经常保持细心、恒心之外，还需要保持一颗静得下、坐的住、甘于寂寞、甘于奉献的静心。资料管理者所面对的是各类繁杂的、需要定期按时更新的技术资料，面对的是一份份、一沓沓有待整理的资料。如何将资料管理工作做好，在细心、恒心、静心之中最关键的就是静心，人的心只有定下来，才能安心、专心、定心的努力去做好自己的工作，才能在面对枯燥、单调、乏味的资料整理工作时，将自己内心的浮躁之气收起来。而时常保持一颗安心、专心、定心工作的静心，才能将资料管理工作真正做好。此外现今大部分基层中波台站的资料管理工作基本上均实现了电子化、计算机办公，使用电子表格对资料来进行管理也是很平常的事情。随着科技的不断发展，使用专业计算机程序，甚至手机程序来对各类资料进行管理也将成为可能，这也对今后的资料管理工作提出了更高的要求、期望。本文介绍的方法及经验之谈也为基层中波台站资料管理者提供了参考，在整理各类资料的过程中，可以借鉴其中的方法、吸取其中的经验、拓宽自己的思路。努力将自己台站的资料管理工作做好，为台站的技术维护工作提供支持、服务，最终为台站的安全播出工作提供更好地保障。
参考文献:
［1］刘旭东．广播电视安全播出保障能力评估研究与实践［M］．北京:中国言实出版社，2017:98－100．
［2］杨一曼．广播电视安全播出管理规定实施细则培训教材［M］．北京:中国广播电视出版社，2012:53－57．
［3］高福安，孙江华．广播电视技术管理与教育［M］．北京:中国广播电视出版社，2003:148－152．
［4］金莉．关于新疆广播电视安全播出管理工作的思考［J］．广播与电视技术，2013，(12):129－132．
［5］王振兴．计算机技术在图书馆资料管理中的应用研究［J］．时代教育，2013，(3):66－67．
作者：李明 单位：新疆广播电视局节目传输中心2071台
基层中波台站资料管理新方法 来源：网络整理
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