文书行政运作管理规定 本文简介：
文书行政运作管理规则(试行)广州市绿茵阁发展有限公司2003年11月1.总则1.1目的为使行政运作规范化，文书管理制度化，以增进信息沟通、文件处理的质量及效率，特制定本规则。1.2范围1.2.1本规则所称文书，指办公室各部门与外界往来的文书（包含快件）、关系企业（含公司内部）各部门间（含各餐厅）往来
文书行政运作管理规定 本文内容：
文书行政运作管理规则
(试行)广州市绿茵阁发展有限公司2003年11月
1.
总则
1.1
目的
为使行政运作规范化，文书管理制度化，以增进信息沟通、文件处理的质量及效率，特制定本规则。
1.2
范围
1.2.1
本规则所称文书，指办公室各部门与外界往来的文书（包含快件）、关系企业（含公司内部）各部门间（含各餐厅）往来的文书及各部门呈董事、总裁、执委会的文书，自收（发）文至归档全部过程的办理与控制。
1.2.2
其他公开发行的书籍、杂志、报纸和小册子，以及调查资料类的印刷品或复印誊印物品的管理或处置，不受本规定约束。
1.3
类别划分
按文书机密程度，可以划分为以下三类：
1.3.1
机密文书
1.3.1.1绝密：文书中包含着绝密机要的重大事项。
1.3.1.2秘密：保密程度仅次于前一种绝密文书。
1.3.1.3外密：不能向外部其他公司透露的文书。
1.3.1.4亲启：只对指定公司、指定人员透露的文书。
1.3.2
普通文书，即机密文件以外的文书。
1.3.3
紧急文书：需要立即发送的文书。
2.
行文
2.1
行文类别
2.1.1
函：对机关团体、公司行号、私人或关系企业之间行文使用。格式按通用公函处理。(格式见附1)
2.1.2
内部备忘录：对公司内部各部门间行文使用。（格式见附2）
2.1.3
签呈：下级对上级有所请示或报告时使用（如日常工作范围以外或预算外的事项），一般分主旨、说明、办法等组成。（格式见附3）
2.1.4
会议记录：对各级会议记录使用。（格式见附4）
2.1.5
其他。司法文书依司法部门规定程序实施。
2.2
行文名义、署名
2.2.1
对外正式行文一般以公司名义，由董事长或总裁署名；
2.2.2
对外一般行文及公司内部行文，由经办部门第一负责人署名。
2.3
文书字号制定与文书制作
2.3.1
文书字号制定
2.3.1.1
对外行文字号：[例]
××公司：（×××）外字第○○○号；（“×××”为年号，“○○○”为流水号，下同）
2.3.1.2
对内行文或部门对外行文：[例]（×××）×字第○○○号；（“×字”为部门缩写）
2.3.1.3
收文：[例]（×××）收字第○○○号。
2.3.2
文书制作
2.3.2.1
用纸的规格
制作文书的用纸，除特殊情况下，原则上采用A4纸。
2.3.2.2
文件格式
按2.1行文类别，除特殊规定外，原则上采用通常的横排格式。
2.3.2.3
文体
全部文书一般采用书面文体。采用标准的简体文字，草拟文书使用华文行楷，正式文书使用宋体文字，字体大小可根据内容量适当调整。
2.3.2.4
字句
文书以简单明了的文体记述，并避免使用艰涩的词句。
2.3.2.5
复印
机密文书未经主管认可不得擅自制作或复印副本，在特别有必要的情况下，必须注明包括正本在内共复印多少份，送往何部门等等。
3.
承办及管理部门
3.1
总收发部门。
公司各部门与外界及内部往来文书的收发，由行政部统一办理。
3.2
管理部门。
行政部为公司所有文书（外来与内部）处理的管理部门。行政部应指定人员负责文书的核稿、收发、拆封（无明确收件人姓名）、登记、分文、稽催、校对、监印、转呈、归档等事宜。文书未按规定处理者，行政部不得受理。
4.
主办及会办部门文书内容所涉及的业务主办部门为该文书的主办部门，如有涉及其他部门时，其他部门为该业务的会办部门。
5.
文书的处理
5.1
处理原则
文书处理的基本原则是“准确”与“及时”，以及明确文书处理的责任者。
5.1.1
成文原则
凡重要的往来交涉，都必须形成“文书”或文字记录，即所谓“成文原则”。即使特殊情况不允许当即形成文件，也必须事后追记，形成备忘记录。
5.1.2
特例
对那些并不重要的事项，或者可以通过电话、会面等简单形式处理的事宜，只需事后把处理结果的要点记录下来。
5.1.3
防止拖延
5.1.3.1原则上文书处理不得“过夜”，必须当天处理完毕。凡重要事项或异常事项，须立即向所在部门主管作出报告，必要情况下与其他部门取得联系，寻求帮助。
5.1.3.2
下班后或节假日到达的文书在上班后的第一时间相关责任人必须处理完毕。
5.2
处理手续
5.2.1
如果文书中涉及到的事项与其他部门有关，必须在取得与其他部门联系，并达成一致意见后行事。
5.2.2
在具体处理时，如果认为有必要请其他部门作出配合，并且其他部门提供配合需要一定时间，在这种情况下应事先征得对方的意见，以便妥善处理。
6.
文书的收取
6.1
到达公司的文书，由行政部统一接受。普通文书全部由行政部开启或开封，编上文书收件编号，注明收取日期，在《收文登记簿》（见附5）上做好登记，送交有关部门有关人员。文书当事人必须签名领取文书。
6.2
极为普通的文书，并且没有或不涉及到特别事项的文书，可以简化登记手续。
6.3
绝密文书或亲启文书，必须直接送交当事者，由文书当事者开封处置。
7.
文书的发送与交接
7.1
全部文书的发送（外界与内部）由行政部统一负责。在特殊情况下（如合同、法律文本）的发送与交接可由相应部门担当，但须报送行政部登记备案。
7.2
机密文书必须加封，并在封口加盖“机密文书”印章，封面注明“机密类别”；紧急文书须加盖“紧急文书”印章，行政部须立即发送。
7.3
转交与面呈。送交的其它重要文书，必须在封面上注明“转交”或“面呈”字样，分别表示“可以由专职传递员以外的第三者转交，或在接受者不在的情况下可留下文书，嘱咐由指定传递者当面呈交的文书”，“必须由指定传递者当面呈交的文书”。
7.4
设立信使。在文书的接受处理过程中，各部门（餐厅）需要经常传递文书，因此在行政部设立信使，巡回传递各类文书。信使由行政部外勤人员担当。
7.5
填写《发送登记簿》。所有发送文书，均需填写《发文登记簿》（见附6）。对于“面呈”文书，还必须在备注栏中注明送交过程的要点。
7.6
所有文书的交接必须有交接双方签名确认。部门第一负责人担当该部门文书的发送与交接，但在行政部送达文书时，当第一负责人不在时，可依次由其下一级主管签收，即视为送达。《文书签收单》（见附7）
8.
跟踪
行政部对所登记的文书应进行跟踪，有责任督促有关部门处理文书中指定的事项，防止文书的处理延迟或停顿，并且有权让有关责任者对拖延的原因作出说明。
9.
存档
9.1
行政部按年度将重要的、经过部门整理编号的文件进行汇总，分类装订存档。
9.2
其他按档案管理相关制度执行。
10.
印章管理
10.1
种类
10.1.1公章：公司向主管机构登记的公司印鉴；
10.1.2
部门章：各部门仅限执委会、人事部、财务部设立印章，其它部门不设立印章；
10.1.3
特定业务专用印章：如现金卷用章、证照复印件使用用途印章等。
10.2
印章的核定及制发
10.2.1
除董事局印章其余均由执行委员会核定；
10.2.2
印章的制发由行政部统一负责。
10.3印章盖用
10.3.1
公章只有在对外签定合同、对外报送材料必须加盖公章以及其它须要使用的场合下才使用；
10.3.2
人事章与财务章用于公司对外处理人事与财务事务，例如出具人事证明、财务证明等。在可能的情况下，一般应尽量减少使用公章而使用部门章；
10.3.3
人事章与财务章分别由人事部与财务部主管保管，公章与执委会印章由行政主管保管。印章保管人员须对印信作好管理及检查，并设立“印信登记表”，拓具印模、样本，依序装订成册，以利管理；
10.3.4
凡加盖公章须有公司执委会的签名。
10.4
印章缴销与遗失
10.4.1
废旧、撤销或遗失寻回的印章由行政部登记造册后酌情予以保存或截角销毁，销毁时应有至少有两名以上的监销人员在场；
10.4.2
印章遗失时，须立即向执委会呈报，采取补救措施。
11.
实施与修改
11.1
特殊情况下在本规定难以照办时，须与执委会联系，由执委会行政部主管领导裁定。
11.2
本规定经执委会通过后实施，修改亦同。
11.3
本规定自2003年12月3日起施行。附1：
致×××函
——副标题
×××公司/机关、团体等行号：
（正文）
行文名义（公司或部门）
署名（签章）
日期
附2：
广州市绿茵阁发展有限公司
内部备忘录
致：
档案号：
由：
页
次：共
页，第
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副抄：
题目：
日
期：
年
月
日（签发部门）：
（签
发
人）：
日期：
年
月
日
附3：
广州市绿茵阁发展有限公司签
呈
档案号:
版本:主旨:
说明:
办法:
会办部门意见:董事长
总裁
副总裁
财务部
会办部门行政部
人力资源部
部门经理
部门主管
签办
年
月
日
附4：
广州市绿茵阁发展有限公司
×××会议记录
日期时间地
点主持记录档案号与会人
会议议题会议记录副抄
序号
会议事项
提议人
责任部门
跟进人
计划完成日期
备注
1
2
3补充说明：附5：
收文登记收文
来件单位（部门）
事由
份数
有无附件
密级
签收
备注
日期
档案号
附6：
发文登记发文
收件单位（部门）
联系人
内容
有无附件
密级
签收
备注
日期
档案号
附7
广州市绿茵阁发展有限公司
文书签收
文书档案号：
题目：
签发部门签发人
签收部门
签收人
日期
备注
董事局
□执委会
□营运部
□市场部
□企业发展部
□加盟管理部
□工程部
□财务部
□电脑部
□物流生产部
□财务部
□人力资源部
□培训部
□行政部
□
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