高校档案数字化管理变革研究 本文关键词：数字化，变革，高校，档案，研究
高校档案数字化管理变革研究 本文简介：摘要：高校档案数字化建设进程随着大数据概念的提出进一步加快，高校档案管理人员愈发意识到建设高校档案大数据库的重要性。一方面，大数据为高校档案的利用提供海量数据，另一方面，大数据帮助提高了高校档案数据的应用范围，使得高校档案具有更高的价值。通过研究当前高校档案数字化管理的现状，分析现存问题及相应的挑战
高校档案数字化管理变革研究 本文内容：
摘要：高校档案数字化建设进程随着大数据概念的提出进一步加快，高校档案管理人员愈发意识到建设高校档案大数据库的重要性。一方面，大数据为高校档案的利用提供海量数据，另一方面，大数据帮助提高了高校档案数据的应用范围，使得高校档案具有更高的价值。通过研究当前高校档案数字化管理的现状，分析现存问题及相应的挑战，提出高校档案数字化建设及管理的变革方式。
关键词：高校档案；数字化；大数据
高校档案数据天生具有大数据的特点，数量大、种类多和价值密度低等。数字化档案馆建设工作包括档案数据的收集、保管以及利用等环节，传统的档案管理模式已然无法适应高处理速度、大数据量的数字化现状，也无法对海量的档案数据进行有效的利用，导致档案价值降低。[1]131基于此种背景，高校数字化档案建设管理模式亟待变革，文章据此探讨高校档案管理模式变革的实践。
一、高校档案数据与大数据的属性匹配分析
（一）大数据属性特点分析
国内外学者最初对大数据特点的定义为4V，及Volume、Variety、Velocity，数据体量、种类和维度以及数据速度，三者共同构成了大数据的价值（Value），而随着对大数据技术的进一步研究，4V已然无法满足大数据的特点，于是8V模型出现了，即增加了精确性Veracity，关联性Viscosity，多变性Variability以及有效性Volatility。[2]64-65表1所示为大数据属性特点的分析。
（二）高校档案数据与大数据属性匹配分析
高校档案数据具有大数据的基本特征，具体对比如表2。根据上述匹配分析，高校档案数据在体量上已经从最初的MB逐渐发展至TB，未来必将突破EB；而高校档案数据的无序和非结构化是其主要特点之一；除此之外，高校档案与大数据最为接近的属性是数据来源的可靠性和数据间的关联性。
二、高校档案建设现状及趋势分析
（一）高校档案建设现状
当下高校档案数字化建设进程已有长足进步，但距离成熟仍有较大差距。多数高校档案数字化建设已引进数字化平台，着手进行数据库建设。[3]96-100调研发现，国内多数高校数字化档案建设目前仍流于形式，详细数据库的建设进度缓慢，仅完成了部分档案目录的编制，查阅使用的方式依旧以纸质档案为主。此外，高校档案数字化建设过程缺乏创新性。数字化时代的突出特点是具有丰富的数据记录手段，例如图片、视频和音频等，但当前数字档案建设过程中依旧仅建设相应的文字和数字档案，缺乏创新性。引进的数据管理平台多采用关系型数据库，而高校档案数据具有明显的多源异构特点，各数据间关系不甚明确，面对此类非机构化数据，采用关系型数据库已然满足不了要求。高校档案利用率低，利用方式单一是一直存在的问题。一直以来，高校档案管理都是重收藏，轻利用的应用模式，馆藏大量数据，但应用率低。以安徽工业大学为例，其统计数据表明，至2016年馆藏档案数据新增量以教学、财会和科研党政较为显著，而档案利用率虽较之前有所增加，但依然存在利用率低的问题。
（二）高校档案应用趋势分析
高校数字档案的应用率低，应用范围窄是目前面临的主要问题。传统高校档案应用方式主要为校内应用，应用领域多为校史、党建、科研等应用，数字化档案给档案的应用途径和方式带来新的可能，并逐渐呈现出以下几种趋势。1.异地使用。数字档案以网络为载体，在使用地域上拓展了档案应用的可能性。随着高校数字化档案的逐渐开放，档案数据异地使用数量明显上升。以某高校统计数据为例，2012年至2016年期间，赴高校现场处理、查询档案数据的比例由93%降低到53%。[4]105-107越来越多的档案使用者选择远程获取档案数据，随着高校档案数字化进程的加快，也向社会提供了更多的服务内容。2.使用方式改变。传统档案的使用多以复印件等纸质载体进行数据的应用，而近年来档案应用方式正在向电子化和数据化转变，使用者倾向于电子文档、数据表格以及单纯的信息等进行方式来实现档案数据的应用。这种趋势也充分说明整个社会在对信息的应用方式上越发数字化。3.使用者属性的变化。高校档案原本的主要服务人群是在校师生，主要提供人事、学籍、书籍以及其他可用数据。而随着数字化档案的建立，使用者的属性正在发生变化，越来越多的社会用户倾向于使用高校档案数据获取信息。[5]34-40如部分用人单位在高校提供的就业生档案中筛选求职者，往届毕业生也可通过学校档案数据查询和使用信息。使用者属性的变化，从另一个角度说明高校档案数据的价值正逐渐被社会认可和应用。
三、高校档案数字化管理模式的变革研究
高校档案以其数据的特殊性，在管理模式上必须进行变革，改变当前数字化建设所面临的问题，面对挑战，找准管理模式变革的方向，并完善相应的改革措施。文章针对高校档案管理理念、平台建设管理、数据价值管理以及数据安全管理等方面的变革，进行如下研究。
（一）管理理念变革
高校档案管理模式变革的根本，是要建立服务意识，转变传统的数据保管员的思维，发挥数据价值，为用户提供数据服务并创造价值。档案数据作为大数据时代的重要一员，具有其本身的应用价值，有用户需要用到档案数据，就能说明其价值所在。必须意识到海量数据的个人、社会应用将是未来数据应用的主流。[6]61-63而作为服务提供方，高校档案管理人员必须树立用户至上的理念，考虑用户需求，丰富档案数据类型，如图片、音频和视频等，将一切可以记录的数据归入档案。服务管理理念的变革还需主动探索不同行业对于高校档案数据的需求，通过需求分析，挖掘现有数据和潜在数据的价值，为企业和个人的应用提供服务。管理者的服务理念要朝着多元化、开放化、先进和社会化发展，将档案服务管理的目标定位在精准收藏数据、快速智能检索、需求导向型数据库建设等。
（二）数字化平台建设管理变革
当前高校档案数字化管理平台具有一定的局限性，面对数字、文字、图片和音视频等多种类型的海量数据，现有的平台数据库建设远远无法满足快速检索和智能检索的需求。数字化平台的建设，要针对多源异构、类型繁多的数据类型和格式进行区分、检索和定位。[7]45-47建立标准化数字平台，有助于提高数据检索利用效率。标准化平台建设需注意以下几点：1.数据格式标准化：针对不同类型文档建立标准化格式，或格式转换标准，以文字数据为例，通用.doc、.docx、.txt以及.pdf文档，其他格式文字类数据需进行格式转换后进行归档，图片格式多采用.jpeg、.png等通用格式，数据库文件采用.csv等通用格式，保证同类型不同格式数据之间可以转换；2.命名格式标准化：用户查询档案数据时，倾向于采用文件名称查询，制定标准的数据文件命名方式，便于用户查找，如采用时间-领域-格式-主题词等方式；3.搜索模式标准化：建立标准化检索模式，通过主题词和关键词库进行检索，实现快速精准的数据搜索。
（三）数据价值管理的变革
高校档案海量数据的管理工作繁重，且对于档案数据价值的判定缺乏专业知识，如何在海量数据中保存和提取具有价值的数据是高校档案数据质量管理亟须解决的问题。数据挖掘技术可以帮助实现数据价值的管理，从海量无序数据中提取用户需要的。[8]11-12大数据处理计算模型的先驱是GOOGLE，建立了MapReduce模型，而对于高校档案数据这种高维数据，MapReduce模型无法完全适用，必须对其进行改进。数据挖掘的最终目的是实现数据价值管理的变革，从而真正意义上满足用户需求，建立智慧型数据价值管理模式。
（四）档案数据资源整合变革
高校档案数据进行资源整合是高校档案数据管理工作的基础。高校内部的资源整合包括学校各个部门之间的数据互通与管理，例如人事、学籍、科研和财务等的数据库建立、运维以及查询应用等。而除去高校内部的资源整合外，高校间的资源整合是进一步提高各高校档案数据可用性的有效保障，但是高校间的资源整合难度较大，不同高校间数据资源的不对等决定了此项工作必须从国家层面展开。此外，高校档案数据的整合需要摸索更加快速便捷智能的标准化检索处理模型，高校可利用相应的教学资源和科研基础，对云计算和数据挖掘技术进行深入研究和实践摸索。
（五）数据安全管理变革
大数据时代给档案数据带来新的发展方向，同时也带来更高的安全隐患。当高校档案数据加入大数据的潮流时，随之而来的信息泄露、病毒和数据保存等安全问题日益凸显。提高高校档案数据安全性，必须改变现有安全管理理念和模式，为保障档案数据安全提供助力。1.安全意识转变。传统档案数据管理人员缺乏数据安全意识，一方面由于高校档案数据的独立性、无序性导致其使用价值较低，另一方面由于档案管理人员多数缺乏数据安全方面的培训，不能充分意识到档案数据安全的重要性。[10]96-98转变档案数据管理人员安全意识的主要途径是加强数据安全培训，包括数据安全事件分享、数据安全事件应急培训、数据安全技术如数据加密和数据防火墙等的培训，通过培训使档案管理人员转变数据安全意识，真切意识到档案数据的价值以及泄漏后带来的严重后果。2.完善档案数据安全制度。档案数据安全制度的建立和完善要从政府、行业以及高校三个方面同时进行。高校档案数据属于高校机密的同时，也影响着国家数据安全，仅高校学者研究成果档案数据一项，足以引起各方觊觎。从政府层面看，需出台相应的档案数据管理政策，从监管层面完善管理制度，投入人力物力对大数据技术进行研发，力争在大数据处理、挖掘、应用领域站在国际前沿；从行业层面看，档案数据行业应针对档案数据的特点，在应用已有大数据技术的基础上，开发符合档案行业特点的大数据平台建设标准以及大数据技术应用标准，实现对高维、无序的档案数据的挖掘及应用；从高校层面看，作为档案数据行业的终端，高校独立开发大数据平台的能力和资金都有所欠缺，只能作为平台使用者的角色，而建立平台使用制度、保密制度以及数据分析挖掘流程及标准，是高校提高档案数据管理效率和应用效率的根本保证。3.硬件管理变革。传统档案数据管理硬件已然无法满足大数据时代的要求，必须进行变革。硬件管理的变革从硬件升级换代、管理模式以及人员管理三个方面展开。从硬件升级看，传统的工作站或小型服务器形成高校内部信息孤岛的情况必须改变，建立数据中心，升级服务器处理速度，提高存储容量和读写速度；从硬件管理模式看，必须建立科学且严格的数据中心、服务器和存储设备等硬件的运维规程，建立完善的硬件新进与淘汰制度，对淘汰的硬件，须确保其上数据已经安全转移到新进设备并无法被恢复，以免造成档案数据泄漏；从人员管理层面看，须建立硬件管理人员的有效的考核机制，提高其硬件安全意识，有进有出，提高工作人员积极性。
结语
文章从高校档案数据与大数据的属性对比匹配出发，研究高校档案所具备的大数据属性，并据此对高校档案大数据管理的现状进行分析，认为高校档案数据管理缺乏创新且利用率低，须加以改革。笔者提出了从管理理念、数字化平台建设、价值管理以及安全管理四个方面对高校档案数据管理模式进行变革的路径、原则和方法，以期能为高校档案大数据管理水平的提高提供借鉴。
参考文献：
[1]吴锡.大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化[J].现代经济信息,2018(10).
作者：秦慧媛 单位：齐鲁师范学院
高校档案数字化管理变革研究 来源：网络整理
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