人事档案数字化管理方向 本文关键词：数字化，人事档案，方向，管理
人事档案数字化管理方向 本文简介：摘要：随着我国市场经济的不断发展，我国各大企业在人才方面的流动性大大增加，利用传统的纸质人事档案已经不能满足当前的人事档案管理工作中。随着数字化技术的推广应用，我国很多企业在人事档案管理中开始应用数字化管理技术，但是这一技术的应用处于初期，其中还存在一些问题。本文中我们就将针对认识档案数字化管理进行
人事档案数字化管理方向 本文内容：
摘要：随着我国市场经济的不断发展，我国各大企业在人才方面的流动性大大增加，利用传统的纸质人事档案已经不能满足当前的人事档案管理工作中。随着数字化技术的推广应用，我国很多企业在人事档案管理中开始应用数字化管理技术，但是这一技术的应用处于初期，其中还存在一些问题。本文中我们就将针对认识档案数字化管理进行探讨，希望可以不断完善人事档案数字化管理工作，为企业发展带来更大的便利。
关键词：人事档案；数字化管理方向
人事档案对于企业人事部管理工作的开展是非常关键的，在数字化技术应用之前很多企业的人事档案都是纸质版的，很多人事信息的调取以及修改等工作的开展都是相对比较复杂的，人事部门的工作效率也是比较低的。但是企业应用人事档案数字化管理后，情况有了很大的改善，但是当前在实际的人事档案数字化管理中仍然存在一些问题，接下来我们就来具体了解分析一下认识人事档案数字化管理的重要性、作用以及在管理中应该注意的问题。
一、人事档案数字化管理的重要性
人事档案数字化管理对于企业发展来说是非常重要的，因为其中记录着一个人的经历、能力以及品质等多方面信息，人事部可以根据这类信息合理分配人才，让企业内部人才配置更加科学合理，从而提升企业的工作效率。但是传统的纸质人事档案如果应用在当前的企业人事部门对于人事部分工作效率的影响是非常大的。因为纸质档案如果进行人事档案查询等工作必须进行翻找，档案信息过多的话查找花费的时间就比较多。但是应用人事档案数字化管理，我们可以通过计算机或者手机等电子配备登录特定系统进行在线查阅，这样通过搜索引擎的帮助我们可以快速得到相应的信息。而且人事变动比较大的时候，很多信息的处理和录入信用数字化管理也是非常便利。总之，人事档案数字化管理在企业人事部的运用，对于企业人事部管理和发展都是非常有用的。
二、人事档案数字化管理的作用
人事数字化档案管理对于企业发展来说是非常重要的，但是它具体在企业发展中发挥了什么样的作用呢？接下来我们就来具体探讨了解一下。
（一）创新承载方式
传统的人事档案都是通过纸质记载的，这类档案内容包含了很多人员信息。这种记载方式是相对原始的，但是信息的真实性通常是可以保障的。但是传统的纸质人事档案在应用和储存中都存在一定的问题，容易出现丢失或者破损等情况。比如应用纸质档案进行查询或者管理时，人事部需要很多档案，工作量比较大，而且工作效率也是比较低的。但是应用人事档案数字化管理方式可以改善当前这一现状，应用数字化管理方式，很多信息都被录入到相应的系统中，在查询时，我们可以在线搜索，从而获得想要的答案。信息储存只需要进行录入保存，不需要占据很大的空间，而且信息丢失等出现的可能性也会相对比较低。所以人事档案数字化管理，其中非常重要的一个作用就是创新档案信息承载方式。
（二）创新管理手段
人事档案数字化不仅创新了承载方式，对于档案管理方式改革也做出了很大的贡献。应用这种方式进行人事档案管理工作，很多信息的录入都是可以即时完成的，这样经过当事人现场确认出错的可能性会大大降低。此外对于信息的整理归类，我们也可以通过系统完成，而且相对效率也是比较高的。避免了传统纸质档案的复杂管理程度，节省了很多时间。
（三）创新决策水平
人事档案室人事部进行人事安排的重要依据，所以在进行人事安排工作时，我们必须调取相关的人员信息来作为参考。这时候可以在系统内部输入关键词，就可以筛选出相应的满足条件的人选，人事安排工作会更加具有科学性，所以说人事档案数字化管理也在一定程度上创新了人事部分决策水平。
三、人事档案数字化管理应该注意的几个问题
人事档案数字化管理带来的益处数不胜数的，但是在具体工作开展过程中我们仍然需要重视很多问题，这样我们才能更好地应用人事档案数字化管理方式，让它在实际工作中发挥更大的作用。
（一）处理好保密问题
首先档案管理工作中非常重要的一个问题就是保密性，因为人才是企业财富中非常重要的一部分，在一定程度上人才信息是企业的机密文件，而且这些信息材料也是属于公司员工的，也属于私人信息。所以在人事档案数字化管理过程中也要保证其保密性。而数字化管理中更多是依赖信息技术等，所以这时候在人事档案数字化管理中我们应该尽可能应用一些保护墙等防护手段，此外对于机密人员的档案管理可以应用传统档案管理方式来进行管理，尽可能避免因为系统崩溃造成信息泄露。
（二）处理好保管问题
人事档案数字化管理过程中，保管问题也是非常关键的，所以在具体的保管工作开展过程中我们也要保证工作的安全性和高效性。首先人事档案数字化管理中要做好保管工作，系统对于信息的保存安全性一定要提升，这样信息保管工作才能顺利开展。此外要保证保管档案工作安全性，也要设置系统登录系统，这样只有指定的账号才能登录浏览部分信息，外来人员接触到这些信息的难度增加，信息保管也会更加安全。最后电子技术保存档案通常有一定的期限，一定要定时下载，避免信息遗失。
（三）处理好档案内容录入问题
档案内容录入是人事档案数字化管理的第一步，但是如果信息过于简单对于人事安排工作的参考作用是非常弱的，企业很难根据这部分内容做出合理的职位分配。所以在信息录入过程中应该更加重视丰富档案内容，将人员的工作经验以及工作业绩作为档案重要内容，这样档案内容才可以更加丰富，为人事安排提供有效参考。
（四）处理好档案利用问题
档案利用是人事档案数字化管理的最终目的，所以在档案利用中我们应该尽可能让档案“动”起来。这样人们可以更加便利地了解到想要所需要的内容，当然不同层次对于信息调取的权利也是不同的，这样档案利用的效率可以大大提升。
四、小结
人事档案数字化管理已经认为当前企业以及一些事业单位人事部档案管理的重要手段，但是这种管理方式仍然处于应用初始阶段，还有很多问题亟待解决，上文中我们已经针对其发展方向进行了深入探讨，我相信如果我们在档案保密、保管、信息录入以及档案利用等方面做出改进，一定可以更好地为人事档案管理服务。
参考文献
[1]李雪海.做好事业单位人事档案管理工作的几点思考[J].黑龙江科学,2016,7(13):140-141.
作者：邱丽娜
人事档案数字化管理方向 来源：网络整理
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