计算机应用技术与信息化办公管理整合 本文关键词：信息化，整合，计算机应用技术，办公，管理
计算机应用技术与信息化办公管理整合 本文简介：摘要：随着互联网的发展，越来越多的领域都引入了网络科技，办公领域也不例外。时代不断进步，办公人员不能闭门造车，应以积极的心态投身于网络环境，联系网络科技与办公，使计算机应用技术为办公人员提供优质服务。信息化办公能极大提高工作人员的办事效率。利用互联网将世界连成一个超大的“办公室”，减少时间和距离对办
计算机应用技术与信息化办公管理整合 本文内容：
摘要：随着互联网的发展，越来越多的领域都引入了网络科技，办公领域也不例外。时代不断进步，办公人员不能闭门造车，应以积极的心态投身于网络环境，联系网络科技与办公，使计算机应用技术为办公人员提供优质服务。信息化办公能极大提高工作人员的办事效率。利用互联网将世界连成一个超大的“办公室”，减少时间和距离对办公效率的影响，进而节约资源和时间。因此，人们要加快推进信息化办公，使互联网技术更好地服务于办公事务。
关键词：计算机应用技术；信息化办公；管理整合
人类文明、科技、经济逐渐发展后，办公也告别了传统模式。办公活动不再围绕少数人进行，办公可利用的工具不再局限于纸、笔、计算器、电话和信件等，办公地点不再局限于办公室内。计算机应用技术可帮助办公实现信息化，不再限制人们的办公地点、办公方式，在很大程度上提升了人们办公的速度和效率。
1从传统办公到信息化办公
传统办公的办公方式比较陈旧，对应人群较少，使用的办公用具主要是笔、纸、计算器和机械式打印机等，办公人员的办公地点主要局限于办公室，如果有长途业务需要经常出差，耗费了大量人力、物力和时间[1]。随着手机、电话、电脑和无线网络的快速发展与应用，人们办公不再被时间和地点束缚，中国企业可以和英国企业通过视频电话、Email的方式交流合作。如果企业之间在业务上出现问题，也可以通过互联网及时沟通、改进，不必长途跋涉出差到国外办公。从这一点来看，互联网帮助企业大大节省了办公成本。互联网应用技术操作方便、简单易学，办公人员通过短期培训就可熟练掌握，这是互联网应用技术得到快速推广的原因之一。另外，互联网应用技术能够减少企业办公资金，提高办公效率，这是企业应加快引进互联网应用技术的重要原因。企业推动办公信息化，可以促进部门人员交流，加快信息传播速度，有利于企业快速发展。
2企业在办公信息化进程中遇到的问题
随着近两年国家经济体制的不断完善，国家大力推进互联网在企业实际工作中的运用，许多外企甚至大型国有企业早已开始推进并实现办公信息化[2-3]。但是，一些中小城市由于思想认识不足，企业管理人员观念老旧、目光短浅，只关注如何加大企业生产力度，获得更高的经济效益，不考虑通过应用互联网技术健全企业管理模式，从而提升企业工作人员的工作效率。时代在发展，科技给世界带来了日新月异的变化，作为企业管理者，如果只沉迷于眼前利益，不跟上时代潮流，为企业长远发展考虑，将会在时代大潮中被后来者超越，无立足之地。越来越多的企业引进互联网技术进行管理，但许多都只是挂着“互联网+”的牌子，没有真正利用互联网来为企业谋发展，而是随大流，跟风引入互联网，企业实际生产工作中没有将互联网与企业的生产、管理等部门深度结合。企业管理人员与领导层较多追求企业创造的经济效益，忽视了互联网与企业生产、管理的深度融合，没有充分利用互联网。一些企业只考虑将资金投入生产，忽视互联网技术与企业管理的深度融合，企业对计算机应用、计算机软件的投入资金较低[4]。有些企业的计算机设备落后、老化，企业管理人只对企业生产进行资金投入，不注重计算机的更新升级，只要计算机可以使用，即便软件落后、反应滞后，也不更新替换。这种情况在企业中较为常见，因为企业各方面都要发展，发展又都离不开资金投入。由于计算机不与企业效益直接挂钩，因此易被企业管理者忽视，从而缺少资金投入。计算机可以普遍应用于企业的各个方面，提高办公效率，降低办公成本。企业人员的思想认识不足，只将计算机运用到与计算机有密切联系的财务部门，其他生产部门、销售部门、宣传部门不重视计算机的普及与运用。大多数部门即使配备了计算机设备，也没有实现计算机的全面应用。由于工作人员的技术落后，对计算机的使用方法不熟知，对新鲜事物有一种抵触感，因此没有实现计算机的普遍应用[5]。计算机在企业实际工作中使用不平衡，不利于企业各部门的整合与衔接，不利于各部门之间的信息沟通。
3加快推进企业办公信息化
提高企业管理人员的思想水平，使企业领导充分认识到计算机在各行业、各部门发挥的作用及效率，推动企业转型升级，跟上时代步伐。企业应大力推动计算机应用技术的普及，以促进部门办公效率的提升，节省企业办公成本。一些不必要的报表、文档等纸质文件完全可以用电子文档代替，大量节约部门所用纸张，节省文件保存空间。传统办公方式造成的部门沟通不畅通、信息传播慢、信息滞后、资料重复、不易查找甚至丢失、工作效率低和纸张浪费等问题，都可通过进一步应用计算机技术而改善。因为信息化办公包含许多方便办公人员使用的办公软件，如微软的Office套装，包括常用的PowerPoint、Word、Excel等软件，都是对企业工作人员办公有很大帮助的办公软件，使用方便，简单易学，大大节省了纸张。如果部门经理要求助理统计本月本部门工作人员的出勤率，助理可以通过Excel做一份电子表格，清晰显示本月每个员工的出勤情况，一目了然[6]。销售部门想要向另外一家公司宣传本公司新研发的产品时，可以通过Office套装的PowerPoint软件制作一个幻灯片，幻灯片中可以详细介绍新产品的一切资料，并可以将新产品的广告宣传视频加入幻灯片中进行展示，极大方便了销售部门的工作，不用像以往一样携带厚重的宣传册交流。如果对方公司距离本公司较远，销售部门可以通过互联网发送产品资料，对方公司实时查收，促进销售部门宣传工作的进行，极大提高了工作效率，节约了公司宣传成本。一个公司有许多工作人员，作为公司领导层希望员工按时上班，按时下班，不迟到早退，但实际工作中，公司领导没有大量时间与精力检查员工每天是否按时到岗，是否提前下班。领导人员往往比普通工作人员忙碌，这时公司需要通过考勤机监督员工自动打卡。考勤机每天会记录打卡情况，便于记录每个工作人员的工作情况，同时，对于员工比较公平，不用因其他员工逃过领导检查而自己被发现迟到早退产生心态失衡，有助于提高员工的工作效率。要推进企业办公信息化，就要培训企业中素质较低、思想认识不足、互联网技术操作不熟练的员工，以提高部门办公信息化水平。企业应定期培训企业工作人员，在信息化进程中设立工作标准，企业中推进一种办公系统，并确定办公流程，所有工作人员都按照企业工作流程办公，使各部门工作融入到系统中。定期考核企业工作人员，设置奖罚制度，考核中取得优异表现的工作人员给予丰厚奖励，适当惩罚没有按照企业要求办公的工作人员，以提高工作人员对企业办公信息化的重视程度和工作积极性。另外，企业应储备人才，吸收计算机应用技术方面的专业人员，促进计算机应用技术与企业信息化的发展。对于工作能力强，技术过硬的专业型人才，公司要尽量优待，使其为企业发展进步做贡献。
4互联网技术与企业办公相结合过程中需要注意的问题
加快企业办公信息化的进程中，要更加注意办公系统的安全问题[7]。随着办公系统的不断完善，企业信息内容逐渐增多，重要文件储存量大大增加，企业办公系统的安全问题显得特别重要。随着企业工作量的不断增加，办公软件随之会出现越来越多的漏洞，增加软件中病毒的风险，这需要企业根据国家标准，定期进行安全评估。日常办公过程中，要备份、保存重要文件与资料，防止系统出现问题时重要材料丢失。当企业办公信息化进行到成熟阶段后，整个企业已形成完整的办公系统，企业每日办公所耗费的电量较大。因此，企业管理人员应在企业内部树立节约能源的思想，鼓励工作人员不使用电脑时进行断电处理，避免能源浪费。企业应向员工宣传节能环保，使工作人员提高节能环保意识。互联网应用技术与企业办公信息化进行到成熟阶段后，应约束办公时间利用办公设备浏览新闻网页、玩网络游戏、看视频等行为。利用办公设备在办公时间进行休闲娱乐，不仅是工作人员个人的玩忽职守，而且浪费了企业资源，降低了整个部门的工作效率。对待这种做法，企业管理人员应引起重视，对玩忽职守、浪费企业办公能源的工作人员给予惩罚，并通过内部沟通的形式使工作人员认识到这种做法的不恰当性。
5结语
互联网的快速发展使越来越多的领域引入网络科技，办公领域也不例外。时代不断进步，办公人员要跟上时代潮流，以积极的心态投身于网络环境，联系网络科技与办公，让计算机应用技术更好地服务于工作人员，进一步提高企业的工作效率。企业信息化成熟阶段，企业管理人员应在企业内部树立节约能源的思想，鼓励工作人员不使用电脑时进行断电处理，防止不必要的能源浪费。对待浪费企业办公资源的玩忽职守行为，企业要给与相应惩罚。随着企业工作量的不断增加，办公软件随之出现越来越多的漏洞，企业办公系统的安全问题显得特别重要。企业办公信息化进程中，仍有许多需要改进的地方，有待全体工作人员共同努力。
参考文献
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[2]李文强.计算机应用技术在企业信息化运营中的作用及影响[J].信息通信,2018(11):242-243.
[3]庄细红.浅谈计算机应用技术与信息管理的整合[J].数字技术与应用,2018(11):215-216.
[4]吕颖.关于计算机应用技术在企业信息化中的运用及作用分析[J].电脑迷,2018(10):17-18.
[5]王武兵.计算机在茶企信息化建设与管理的应用研究[J].福建茶叶,2018(9):33.
[6]周传婷.论在企业信息化中计算机应用技术的分析研究[J].电脑编程技巧与维护,2017(15):40-41,47.
[7]赵智超,吴铁峰.计算机应用技术对企业信息化的影响探讨[J].中国新通信,2017(5):73.
作者：刘艳云 夏红雨 单位：湖南理工职业技术学院
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