谈央企合同管理信息化的必要性 本文关键词：必要性，合同管理，信息化，谈央企
谈央企合同管理信息化的必要性 本文简介：摘要：在经济全球化的今天，信息化技术的应用体现在社会的方方面面，企业合同管理信息化建设显得越来越重要。在全面推进依法治国的时代背景下，对于央企来说，全面推进依法治企已成为当前工作的重中之重。合同管理作为央企经营管理的重要一环，是企业法律风险防控的重要组成部分，是依法治企的重要体现，而系统化、高效率的
谈央企合同管理信息化的必要性 本文内容：
摘要：在经济全球化的今天，信息化技术的应用体现在社会的方方面面，企业合同管理信息化建设显得越来越重要。在全面推进依法治国的时代背景下，对于央企来说，全面推进依法治企已成为当前工作的重中之重。合同管理作为央企经营管理的重要一环，是企业法律风险防控的重要组成部分，是依法治企的重要体现，而系统化、高效率的合同管理需要借助信息化的手段。因此，推进合同管理信息化建设，提升合同管理水平成为当下央企工作的重点。
关键词：中央企业；合同管理；信息化
1引言
在经济全球化的今天，信息化技术的应用体现在社会的方方面面。面对日益激烈的竞争环境，企业需要更高效地实现交易，需要借助信息化手段来获取供应商或客户的信息，完成合同签订程序，实现合同高效履行，并定期对交易进行评估，为企业经营决策提供支持。因此，企业合同管理信息化建设显得十分重要。在我国，中央企业（简称央企），是指国有经营性资产中，由国务院国资委履行出资人责任并监管的大型企业。国有企业是我国国民经济的支柱，而央企作为我国国有企业的重要组成部分，其重要性不言而喻。在全面推进依法治国的时代背景下，对于央企来说，全面推进依法治企成为当前工作的重中之重。合同管理作为央企经营管理的重要一环，是企业法律风险防控的重要组成部分，是依法治企的重要体现。而系统化、高效率的合同管理，需要借助信息化的手段。因此，推进合同管理信息化建设，提升合同管理水平成为当下央企工作的重点。
2合同管理信息化概述
2.1合同管理的定义及范畴
“合同管理是指合同当事人为实现合同目的，根据自身具体情况，依照合同法等有关法律法规，在合同准备、谈判、签署、生效、变更、解除直至解决纠纷、救济权利的整个过程所进行的一系列民商事法律行为及管理行为”［1］。由此定义也可看出，合同管理大致可以分为几个阶段：合同立项管理、合同寻源管理、合同签署管理、合同履行管理、合同归档管理、争议解决管理（如适用）、合同评估管理，见图1。开展这些工作需要有配套的合同管理机构、人员、制度、流程、表单、合同标准文本等。
2.2合同管理信息化概念的界定
当前国内学者关于“合同管理信息化”的概念并无统一的界定，有的给出了对于合同的信息化管理的定义，有的是从开发合同管理信息系统的角度阐述，有的提出了实现合同管理信息化的基本要求。代表性的观点主要有：刘琳在《合同全生命周期的信息化管理平台的设计与实现》一文中提到：“合同全生命周期的信息化管理，是通过对合同洽谈、请购、草拟、审批、签订、执行等各环节的监控管理，运用信息化手段实现结构化数据的记录存储，并集成其他相关业务系统实现信息关联与共享”［2］。殷华在《基于WPF的江苏丰山集团有限公司合同管理系统》一文中提到：“合同管理系统的功能设计是以合同管理理论为基础的，目的是在信息系统上利用现代企业的先进管理思想，建立一套完善的合同管理制度，从而达到简化合同流程，有效控制企业资源的目的”［3］。叶小忠提出应用合同“全过程管理”的思路，分步开发合同管理信息系统，功能需涵盖前合同管理（合同主体资质管理）、中合同管理（合同起草、审查、签订、用印、编号、台账）、后合同管理（合同履行监督及查询统计）全流程管理。战玥在《通过合同管理的信息化提高合同管理水平》一文中指出了合同管理信息化需特别关注的4个方面：“制定与信息化要求匹配的合同管理制度，建立统一的合同管理标准，通过良好的技术保障，建立稳定易操作的管理系统来实现软件功能，建立优秀的合同管理队伍”［4］。综合上述学者们的观点来看，笔者认为，合同管理信息化属于企业信息化的一部分，是运用合同管理知识及现代化信息技术，设计符合企业实际的信息系统，将合同管理制度要求及流程配置到系统中，并将企业合同全过程产生的信息，经过记录、传输、加工、统计等环节，形成管理信息。同时与其他相关业务系统实现信息关联与共享，为企业决策提供支持和服务。
2.3合同管理信息化基本内容
国内学者关于实现合同管理信息化的研究，一方面是软件工程学者们，对于合同管理信息系统的设计研发及实现案例，侧重于技术层面；另一方面体现在从事实务操作的合同管理学者，对于合同全流程管理及风险管控信息化、信息化配套工作开展的研究，侧重于管理层面。总体来说，合同管理信息化包含以下内容：（1）企业人员树立合同管理知识与信息化技术相结合的理念，公司领导、信息管理部门、合同管理部门、一般用户全面参与系统开发与应用。（2）企业全面梳理自身合同管理情况，借助信息技术手段，通过总体规划、选取开发商、需求分析、系统设计开发、测试上线、完善升级、培训推广、运行维护等一系列步骤，设定合同管理的各模块，完成合同管理信息系统开发。（3）与其他关联系统集成，实现数据共享。（4）完善信息化配套系统，如制度、流程、人员、风险防控及考核评价体系等的建设，并根据实际情况的变化，适时调整和优化系统。
3合同管理信息化的优势
3.1合同管理的作用
合同管理的作用主要体现在几个方面：3.1.1合同立项管理能够管控公司的采购、销售等行为，降低成本，避免随意签署合同的行为。3.1.2合同寻源管理能够确保寻源行为依法合规。合同寻源是指通过一定的方式找到合同相对方的过程。常用的寻源方式主要有公开招标、邀请招标、询比价、竞争性谈判、直接委托等。对于央企来说，因其使用的是国有资金，应当依照《招标投标法》等规定来寻源，确保企业依法合规经营，避免违法违规带来的法律风险。3.1.3合同签署管理能够有效维护公司权益。合同签署过程中需经过起草、审查、授权、签字、盖章等环节，每一个环节的有效管理，可以降低合同风险，实现交易目的，更好地维护公司的权益。3.1.4合同履行管理能够全面跟踪履行情况，避免我方不完全履行合同而给公司造成的损失，在对方违约时还可以及时维护公司权益。3.1.5合同档案管理有效保护交易载体，并且能够为合同争议解决及评估，提供有效的证据及全面的数据。3.1.6争议解决管理通过个案的及时处理，维护公司的合法权益。此外，建立案例库，全面掌握公司潜在的经营风险。3.1.7合同评估管理能够通过与市场信息相结合，对合同进行统计分析，为公司的经营决策提供支持。
3.2传统合同管理存在的问题
很多企业基于经营管理的需要，建立起了专职或兼职的合同管理部门，但是传统手工管理合同的方式，也存在诸多问题，见图2。3.2.1传递效率低下就签署一项合同而言，合同需要经历立项、寻源、审查、会签、签署、盖章、归档等一系列步骤，而传统合同管理通常采用线下纸质文件传签的方式，几个步骤下来，签字涉及数十人甚至更多。如遇出差、休假等突发情况，审批时间需要延长，大大降低了合同过程文件传递的效率。3.2.2无法动态监测合同管理人员无法实时掌握每项合同当前的流转环节，往往需要电话询问合同承办人员的进度。对于经谈判后中途废止的合同，也无法第一时间了解信息，往往可能引起缔约过失责任，承担风险。合同履行过程中，易存在我方或他方不完全履行合同的情况，传统合同管理无法动态监测履行的情况。3.2.3无法预警风险作为交易双方，在合同谈判、合同签署、合同履行、合同变更每个环节，都可能因自身行为给他方造成损失，引起缔约过失责任、违约责任及损害赔偿责任等，导致企业权益受损。由于合同承办人员大多缺乏一定的合同法律知识，不能够防范法律风险。传统的合同管理无法实现对于合同全过程的在线预警，只能事后救济，具有被动性和滞后性。3.2.4档案容易遗失合同档案既是公司经营信息的重要载体，也是履约的重要凭证，还是发生纠纷时的重要依据。传统的合同管理，往往通过线下纸质的方式保存过程文件，归档时通过制度来约束，往往会存在遗失的情况，不利于合同文档的保管。3.2.5统计分析困难汇总企业合同数据并加以分析，既可以了解企业已经发生的业务状况，又可以对企业的资金流向有清晰的了解，对于提升企业管理水平有重要作用。传统的合同管理，通过人工汇总数据并分析的手段，统计分析准确率和效率都相对低下，无法很好地为决策提供支持。
3.3合同管理信息化的优势
相比传统合同管理而言，合同管理信息化优势集中体现在以下几个方面：3.3.1提高管理效率信息化条件下，通过信息化手段将流程配置到系统中，打通上下级审查通道，能够实现异地快速审批，提高合同流转效率。3.3.2方便制度执行合同管理实现信息化后，可以将制度的管控内容和流程，通过信息系统予以固化，避免人为随意规避制度，确保了制度的执行。3.3.3方便档案查询相比较传统合同管理纸质档案的查询方式，合同管理信息化实现了合同信息的在线快速查询，提高了查询效率。3.3.4为决策提供支持合同管理信息化能够实现对合同数据的统计分析，运用计算机强大的搜集汇总分析功能，可以得出一定时期内的合同管理数据，为公司经营决策提供支持，见图3。
4央企合同管理信息化现状及存在的问题
4.1央企合同管理特点
当前的央企，业务大多向多元化发展，公司层级较为复杂，各子分公司地域上相对分散，海外业务也越来越多，合同管理呈现出较为明显的特点：（1）组织机构庞大，合同管理人员众多，水平参差不齐。（2）制度层级较多，授权分级复杂。（3）集中管理与分散管理相结合。对于物资采购，近年来部分央企试点，在集团范围内实施物资集中采购，具有参与企业众多、采购量大、采购需求复杂等特点。（4）采购寻源需合法。对于工程建设项目，央企相较民营企业、外资企业要更严格。因其项目属于全部或者部分使用国有资金投资或者国家融资的项目，应严格遵守《招标投标法》等相关规定，对于达到额度的项目，应履行招投标程序。（5）合同过程管控相对复杂。因其组织机构相对庞大、复杂，重视内部控制管理，一般有着较为严格的合同立项、合同审查、合同授权制度，合同签署流程相对较长。以企业的分公司为例，签署超过授权权限的合同，需要向公司总部申请授权文件，加长了合同签署的审批流程。（6）合同履行管控较难。央企合同履约能力较强，但是由于机构庞杂，履行管控难度较大。（7）合同法律风险防范难度较大。由于机构层级多，合同种类多，涉及人员众多，合同法律风险涉及领域广，管控难度大。
4.2合同管理信息化现状及问题
鉴于传统合同管理存在的种种问题，以及央企合同管理呈现的复杂特点，近年来，在国资委全面推进央企信息化建设的背景下，部分央企陆续建立了合同管理信息系统或在法务管理信息系统上建立合同管理模块，实现合同管理电子化、信息化。然而央企在合同管理信息化过程中也存在一些问题，主要体现在：（1）由于企业层级多，业务多元化，合同管理信息化建设存在集中化与个性化的矛盾。（2）合同管理全流程信息化未实现。部分企业只是初步实现了合同审查由线下变为线上，而寻源管理、履行管理、合同统计评估信息化，处于缺失状态或未实现全流程贯通，信息化水平有待提升。（3）制度建设滞后。企业在信息化启动时，未事先修改配套的制度、流程，往往是先建设合同管理信息系统，事后再被动去修改制度和流程，制度建设一定程度上滞后于信息化建设。（4）合同管理系统应用不规范。信息化系统建成以后，存在过分依赖IT服务人员对于信息系统的维护，合同承办人员、合同履行人员对于信息系统的应用不够规范，基础数据录入有偏差的现象。（5）部分合同管理人员信息化知识欠缺，不注重定期维护和总结，对于信息化背景下的合同管理，缺乏有力的考评机制。（6）后期维护不足。在企业全面开展信息化建设的时代背景下，合同管理系统只是众多系统中的一个分支，如依赖于信息系统开发公司，存在维护费用过高，部分企业选择依靠企业自身IT人员，而鉴于此类人员数量少，并未实际参与开发，在维护方面的及时性和准确性方面有所欠缺。（7）合同评估为经营提供决策支持的效果不理想。部分企业合同信息化系统缺乏统计分析功能或者此功能建设不理想，致使合同信息化系统只是将书面审查变为了电子审查，信息系统强大的大数据分析功能未真正发挥作用，不能很好地为企业经营决策提供支持作用。
5央企合同管理信息化的意义
在当今依法治国的背景下，合同管理作为央企经营管理的一环，其重要性不言而喻。2011年9月，国务院国资委提出了中央企业法制工作第3个3年目标，要求中央企业着力完善企业法律风险防范机制、总法律顾问制度和法律管理工作体系，加快提高法律顾问队伍素质和依法治企能力水平，中央企业及其重要子企业经济合同法律审核率全面实现100%［5］。2014年是3年目标收关之年，据统计，中央企业及其重要子企业经济合同法律审核率达到了99.68%。为贯彻落实党的十八届四中全会精神，进一步提升中央企业依法治企能力水平，在2014年11月4日至5日，国资委召开的中央企业法制工作会议上，“明确要求全面推进法治央企建设，努力将中央企业打造成为对外依法经营、对内依法治理的法治社会模范成员”［6］。2015年12月8日，为贯彻落实党的十八届三中、四中、五中全会精神和党中央、国务院关于深化国有企业改革的部署要求，进一步推进中央企业法制建设，提升依法治企能力水平，国务院国资委制定了《关于全面推进法治央企建设的意见》［7］。合同是公司对外经营的载体，合同管理贯穿于交易的全过程。中央企业对外依法经营，必然就要求合同寻源阶段、合同签订阶段、合同履行阶段、争议解决阶段全过程做到依法合规，诚信经营。加强合同管理，防范交易法律风险，是当前央企管理的重中之重。合同是公司对内依法治理的约束。中央企业设立子企业时，股东之间需要订立协议，对于公司名称、出资、权利义务等通过合同进行明确。在企业内部，需要以劳动合同来约束所有员工。公司内部做出的很多重要决策，是以合同来表现的。公司协议解散时，股东也需要订立合同对解散事宜做出安排。可见，合同管理也是中央企业对内依法治理的重要约束。在信息化的时代背景下，合同管理信息化趋势不可避免。央企在合同管理领域应积极做信息化浪潮中的弄潮儿，跟上时代步伐，借助信息化全面提升合同管理水平，这对于央企对外实现依法经营、对内实现依法治理，具有十分重要的意义。
作者：陈静远 单位：中国神华煤制油化工有限公司法律事务部
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