**公司档案管理规定 本文简介：
**公司文件**公司关于制定并下发《**公司档案管理规定》的通知**公司各部门：为加强和规范**公司档案管理工作，有效地收集、整理、存放、保护和利用档案，为**公司的发展更好地服务，现结合**公司实际情况，特制订本规定，请各部门遵照执行。特此通知**公司 2017年2月6日**公司档案管理规定1总
**公司档案管理规定 本文内容：
**公司文件
**公司
关于制定并下发《**公司档案管理规定》的通知
**公司各部门：
为加强和规范**公司档案管理工作，有效地收集、整理、存放、保护和利用档案，为**公司的发展更好地服务，现结合**公司实际情况，特制订本规定，请各部门遵照执行。
特此通知
**公司
2017年2月
6日
**公司档案管理规定
1
总则
1.1
为加强和规范**公司档案管理工作，有效地收集、整理、存放、保护和利用档案，为**公司的发展更好地服务，现结合**公司实际情况，特制订本规定。
1.2
本规定参照下列法规：
1.2.1
《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令第71号，1996年7月5日施行）。
1.2.2
《中华人民共和国档案法实施办法》（国家档案局令第5号，1999年6月7日施行）。
1.2.3
《企业档案管理规定》（国家档案局、国家经贸委、国家计委档发[2002]5号，2002年10月12日施行）。
1.2.4
《
档案管理规定》（
办〔2004〕561号）。
1.3
本规定明确了档案管理机构、收集、归档、整理、移交、利用、鉴定、销毁、统计、保密、检查和奖惩等内容。
1.4
企业档案是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要依据，是企业信息资源的重要组成部分，任何个人不得将档案据为己有或拒绝归档。
1.5
**公司全体干部员工要有深刻的社会档案意识，任何单位和个人都有维护档案完整和安全的义务，都有权抵制和检举违反档案法律、法规、规章的行为。
1.6
企业档案工作是企业管理的基础性工作，**公司各部门要高度重视，要保证档案工作所必需的条件。
1.7
本规定适用于**公司各部门。
2
档案管理体制、机构及其职责
2.1
**公司综合管理部作为**公司档案工作主管部门，统一管理**公司各类档案，贯彻执行国家有关档案法规和
、
、**公司相关档案管理规定，制订**公司档案纲领性管理规章制度和工作标准。
2.2
**公司应设置专职或兼职档案管理人员负责档案管理工作。
2.3
档案工作部门和工作人员职责详见附件1。
3
档案的种类
3.1
本规定所指档案是指企业在各项职能活动中形成的具有保存和利用价值的各种形式的原始记录。具体包括：按记载反映的内容，可分为文书、职工、会计、科学技术档案等。
3.1.1
文书档案主要包括党群工作、行政管理、业务管理档案等。
3.1.2
职工档案主要包括干部、职工、离退休职工、死亡职工档案等。
3.1.3
会计档案主要包括凭证、账薄、报表等会计核算档案等。
3.1.4
科学技术档案（简称“科技档案”）主要包括产品、科学技术研究（简称“科研”）、基本建设（简称“基建”）、设备仪器档案等。
3.2
按载体形式，可分为纸质、音像、机读（电子）及其它实物档案等。主要载体有：纸、胶片、磁带、软磁盘、硬磁盘、录音带、录像带、光盘、唱片等。
4
档案管理软件
4.1
为提高档案管理水平，便于档案的查询和移交，**公司统一采用
指定的档案管理软件对档案进行管理。
4.2
档案管理软件的安装和使用统一在
档案室及
、**公司人资行政部的指导下进行。
5
文件材料的收集和积累
5.1
凡是企业在各项职能活动中形成的具有保存价值的文件材料均应收集保存。收集内容范围详见附件2。
5.2
各种文件材料的收集和积累，根据工作性质，由各相关单位和相关人员负责。
5.3
档案管理员要保持实时收集具有保存价值文件材料的意识，如发现应存而未存的文件材料，应及时向有关人员索取。
5.4
在收集内部形成的文件材料及具保存价值的外来文件资料时，如有电子版，应全部收集保存。否则可根据实际需要，确定是否收集。
5.5
文件材料的收集要完整、准确、及时，有附件的应同时收集附件。
6
文件材料的归档
本规定所指归档是指办理完毕且具有保存价值的文件材料经系统整理交档案室（馆）保存的过程。
6.1
归档范围：企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围。
6.2
归档时间
6.2.1
管理类文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。
6.2.2
会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向本企业档案管理部门移交。
6.2.3
基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。
6.2.4
外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
6.2.5
企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
6.2.6
磁带、录像带、录音带、光盘、照片（含底片及电子文件）、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
6.2.7
变更、修改、补充的文件材料应随时归档。
6.2.8
企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在企业或个人手中的文件材料应随时归档。
6.2.9
企业产权变动过程中形成的文件材料应随时归档。
6.2.10
其他临时活动中形成的文件材料应随时归档。
6.3
归档要求
6.3.1
归档的文件材料应齐全、完整、准确、系统。
6.3.2
归档的文件材料编制内容、格式等应规范化，字迹清楚。
6.3.3
归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。
6.3.4
归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。
6.3.5
非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
6.3.6
外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
6.3.7
归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
6.3.
两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。
6.3.
任何单位或个人不得拒绝归档或据为己有。如不按要求归档的，应追究有关当事人或单位的责任。
7
档案的整理
7.1
档案的整理分为两步进行：
7.1.1
档案归档以前，文件材料形成后，应由文件材料形成单位或相关人员进行初步整理。
7.1.2
档案归档以后，由档案室进行最终整理。
7.2
档案的整理方法按归档文件整理规则进行，详见附件3。
7.3
档案的整理应遵循文件形成规律、保持文件之间有机联系、区分不同价值、便于保管和利用的原则。
7.4
档案的整理应根据机构进行分类。分类方法详见附件4。
7.5
档案的整理应划分保管期限和保管密级。划分保管期限和密级方法详见附件5。
7.6
档案的著录按档案著录规则进行，并每年将著录结果制成2份纸质目录。纸质目录装订成册，并编写全宗说明。
7.7
**公司综合管理部每年5月份（含）前将上年度的纸质档案整理备案，并于6月份（含）前将**公司上年度的纸质档案目录报送
、**公司档案管理部门备案。
8
档案的移交和接收
8.1
移交、接收要求
8.1.1
**公司档案室负责接收**公司各部门的各类档案、以及形成的管理类归档电子文件。
8.1.1.1
**公司各部门按6.2条款中所列各类文件材料归档时间的要求，将各自形成的档案（重复的除外）移交**公司档案室集中保管；每年5月份（含）前将本部门的管理类归档电子文件复制移交**公司档案室集中保管，并于6月份（含）前将**公司上年度的纸质档案目录报送**公司档案管理部门备案。
8.2
移交、接收检验
8.2.1
**公司各部门在进行档案移交、接收之前，档案接收方应认真对拟移交档案按归档要求进行检验，检验合格后方可接收。
8.2.2
移交的档案必须已经输入档案管理系统，并有书面档案总目录和分目录。移交时连同档案数据库一并移交。
8.2.3
对检验不合格的档案，应退回移交部门重新整理，合格后方可接收。
8.3
移交、接收手续：移交档案应编制移交清册，交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册一式二份，由交接双方各留一份以备查考。
9
档案的利用
9.1
**公司各部门员工因工作需要，需从档案管理部门查阅或借阅档案时，若查阅或借阅本人职能范围内的一般性档案，凭有效证件办理查阅或借阅登记即可。
9.2
**公司各部门员工查阅或借阅本人职能范围外的一般性档案，须经查阅或借阅人所在部门负责人批准。
9.3
**公司各部门员工查阅或借阅重要或涉密档案，除须查阅或借阅人所在部门负责人批准外，还须经档案管理部门负责人或所在单位公司领导批准。
9.4
外单位员工因工作需要查阅档案，须持单位介绍信并经有关领导批准。
9.5
查阅档案应由档案管理人员提供并在阅览室或指定区域查阅，档案查阅或借阅人未经允许不得进入档案室。
9.6
档案查阅或借阅人查阅或借阅档案时，须如实填写《档案查阅登记表》（附件6）或《档案借阅登记表》（附件7）。
9.7
档案借前须复印留存，以备再次提供查阅。
9.8
档案借阅人对借走的档案必须妥善保管，必须对档案的安全、保密和完整负责，不得随意乱放和毁损、涂改档案的内容，更不得随意转借他人，未经档案室同意不得擅自复制。
9.9
档案借阅人在办理完有关事项后应及时归还或在指定的期限内归还所借档案。在没有特殊情况下逾期不归还并经催还仍不归还者将严肃处理。
9.10
档案管理员对所借档案应定期跟踪，并在《档案利用效果登记表》（附件8）作好登记。
9.11
借出后归还的档案，档案管理员须逐件逐页检查，如发现问题，应及时报告有关领导和有关部门，以便调查处理。
9.12
档案在利用或公布时，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。
10
档案的鉴定和销毁
10.1
档案管理部门应定期对所保管的档案进行鉴定，对确无保存价值或保管期满的档案，可确定销毁。
10.2
档案的鉴定、销毁工作必须有组织、有领导地进行。在档案管理部门负责人的主持下，组成档案鉴定、销毁小组，负责档案的鉴定、销毁工作。
10.3
销毁档案时，必须由2人（含）以上在指定地点监销。档案销毁必须编造《档案销毁清册》（附件9），销毁人和监销人员必须在《档案销毁清册》上签名。
10.4
档案销毁清册要妥善保管，并将所销毁档案在目录中注销。
11
档案的统计
11.1
为准确了解档案保存情况，**公司综合管理部要认真作好档案统计工作。
11.2
档案统计包括：基本情况年报、各类档案情况统计、档案目录统计表、历年档案利用情况、档案室和设备情况等。具体统计项目详见档案管理系统中的“档案统计”部分。
11.3
**公司综合管理部应在每年1月份将本企业的档案统计报表整理完毕。
12
档案室（馆）的管理
12.1
存放档案必须使用专用档案柜，档案柜标识应醒目、美观，便于查找。
12.2
档案排列应按照年度、类别和案卷（档案盒）的次序，从近到远、从左到右、从上到下排列。
12.3
档案室应保持清洁、卫生、整齐，严禁存放与档案无关的物品。
12.
档案室应配备安全保护措施，切实做好防火、防盗、防潮、防热、防磁、防尘、防光、防虫、防鼠、防污的“十防”科学保护工作，尽力延长档案寿命，维护档案的完整与安全。
12.5
平时加强安全检查，档案室内严禁吸烟、点火，严禁堆放易燃物品，提高警惕，对危及档案安全的因素应及时采取得力措施予以排除。
12.6
档案室与办公室分开，安装铁门、铁窗，门随开随锁，灯随开随关，非档案工作人员未经允许不得进入档案室。
12.7
档案室应配备空调、温度计、干湿度计等设施，保持室温14-24℃、相对湿度45-60%的恒温恒湿环境，并坚持作好温度和湿度记录。
12.8
档案室应安装窗帘，窗户尽可能密封，门下端与地面尽可能避免缝隙或安装橡皮垫，以达到防尘、防光、防虫、防鼠、防污的目的。
12.9
档案管理员每年或每半年应对档案室进行一次全面检查，对破损、褪变档案应及时进行抢救、修复，发现短缺档案应认真追查，及时报告。
12.10
每年定期对消防器材进行一次全面检查，如发现消防器材不能使用或药液过期等问题，应及时处理。
13
档案保密制度
13.1
**公司全体员工应增强保密观念，严格遵守国家有关保密法规和
及**公司保密管理、档案管理有关规定。
13.2
档案工作人员工作中不传密、不泄密、不探听秘密。
13.3
档案工作人员在收到重要文件材料后应立即收存整理，不得随意摆放。
13.4
档案工作人员按照有关规定，对室藏档案适时地予以划密、降密或解密。
13.5
涉密档案必须妥善保管。绝密文件应存放在密码文件柜中，原则上不得复制，不得抄录。
13.6
涉密档案若需查阅或借阅，应严格履行审批手续。原则上不借出档案室，如确有必要借出，借阅人必须对档案的保密和安全负责。
13.7
机密档案和绝密档案，严禁在网络上提供查阅。
13.8
结合保密检查，不断加强档案的保密工作。
13.9
其他未尽事宜按照《保密工作规定》执行。
14
档案管理的指导、检查与考核
14.1
**公司相关档案管理人员每年应参加**公司定期举办的档案管理培训一次。
14.2
档案检查，评选档案先进工作单位和先进个人。检查和评选结果向全**公司通报，对档案管理工作成绩突出的单位和个人通报表彰，对检查未达标的单位、部门和个人通报批评并限期整改直至达标。
14.3
**公司综合管理部每年应对本企业各部门的档案管理工作进行1次检查和考核。
15
奖惩规定
15.1
对于在档案工作中认真贯彻档案管理有关规定并作出突出贡献的单位和个人，应给予表彰和奖励。
15.2
在**公司档案检查中达标并评为先进工作者的，所在单位应给予奖励。
15.3
凡违反国家、**公司档案管理有关规定的，对有关责任人将视情节进行处理；情节特别严重、触犯国家刑律的，将依法送交司法机关处理。
15.4
对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，进行严肃处理。
15.5
由于保密工作差错或失误，造成档案泄密者，视情节进行严肃处理。
15.6
在**公司档案检查中未达标、限期整顿仍未达标的，所在部门应对责任者给予处分。
16
附则
16.1
电子文件归档与管理办法详见《
电子文件归档与管理规范》（
办〔2004〕562号）。
16.2
本规定由**公司综合管理部负责解释、修订。
16.3
本规定自下发之日起施行。
附件：1．档案工作部门和工作人员职责
2．文件材料归档和不归档范围
3．归档文件整理规则
4．企业档案分类方法
5．档案保管期限和密级划分方法
6．档案查阅登记表
7．档案借阅登记表
8．档案利用效果登记表
9．档案销毁清册
附件1
档案工作部门和工作人员职责
1
档案室（馆）工作职责
1.1
贯彻执行国家档案法规和
档案管理规定，制定纲领性档案工作规划、管理制度和工作标准。
1.2
负责对**公司各部门档案工作进行指导、监督和检查，组织各部门专、兼职档案人员进行业务学习和培训。
1.3
负责档案的接收、整理、分类、保管、统计、鉴定等工作，编制检索工具和参考资料，提供档案信息。
1.4
执行保密制度，确保档案安全。
1.5
积极参加**公司史料的编研工作。
1.6
积极参加档案宣传和咨询活动。
1.7
积极参加档案学术研究和交流活动。
2
档案工作人员职责和权限
2.1
职责
2.1.1
认真学习、贯彻执行党的方针政策，坚持四项基本原则，公正廉洁，严守党和国家机密。
2.1.2
认真学习、宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规，制订和修订各类档案管理规章制度。
2.1.3
热爱档案专业，忠于职守，按时完成工作任务，工作主动，全心全意为公司服务。
2.1.4
认真学习档案专业知识和科学管理知识，刻苦钻研，不断提高学术理论和业务水平，并积极撰写学术论文。
2.1.5
严格执行档案管理有关规定，切实做好文件材料的收集、积累、整理、保管、保护、鉴定、统计等档案业务基础工作。
2.1.6
做好各类档案的接收、整理、建账、建卡、保管、统计、编研等工作。检查、验收归档文件材料是否完整、准确、系统，是否符合相关档案工作规范。
2.1.7
配合上级档案主管部门对本单位进行档案指导、监督和检查。
2.1.8
认真履行对内部机构和所属单位档案工作的指导、监督和检查职责，巩固和健全档案管理工作的正常秩序。
2.1.9
收集和汇编档案利用事例，拟写档案工作的统计、利用情况分析和当年整理说明，及时填报档案统计报表。
2.1.10
参加基建工程竣工验收前归档文件材料的审查验收、仪器设备开箱验收、随机文件材料清点、登记等工作。
2.1.11
编制各类档案的检索工具和参考资料，积极开展咨询服务和提供利用工作，以及档案的查阅、借阅和催还工作。
2.1.12
档案室的管理和各种仪器设备的维护、使用。
2.1.13
严格执行保密制度，对密级档案内容不传密、不泄密、不失密，确保档案安全。
2.1.14
档案工作人员变动时，须办好档案的清点、移交手续后，方可办理离岗手续。
2.1.15
按时完成领导交办的其它工作。
2.2
权限
2.2.1
有权督促有关部门和人员按归档要求及时移交文件材料。
2.2.2
有权拒绝接收不符合要求的文件材料。
2.2.3
有权拒绝不符合查、借阅规定的人员查、借阅档案。
2.2.4
有权拒绝无关人员进入档案室。
2.2.5
有权对本单位和下级单位档案管理工作进行监督和检查。
2.2.6
档案相关工作人员有权参加基建工程项目的竣工验收、主要设备开箱、科技成果鉴定及有关生产会议。
附件2
文件材料归档和不归档范围
1
归档文件材料的范围
凡是反映本单位工作活动、具有查考、利用价值的文件材料均属归档范围。
1.1
上级单位及其他单位的文件材料
1.1.1
上级单位及有关业务主管部门关于本单位的批复、复函等。
1.1.2
上级单位领导关于本单位的题词、批示件。
1.1.3
公、检、法等司法部门关于本单位的法律文件。
1.1.4
上级单位召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料。
1.1.5
上级单位颁发的属于本单位主管业务必须执行的文件，以及普发的、非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文件。
1.1.6
上级单位或国家机关发给本单位的密码电报、密级文件。
1.1.7
党和国家领导人、上级单位领导等视察、检查本单位工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像（以下简称“音像材料”）等材料。
1.1.8
代上级单位草拟并被采用的文件最后草稿和印本。
1.1.9
上级单位转发本单位的文件（包括报纸、刊物转载）。
1.1.10
外单位致本单位的贺电、贺信、贺词。
1.1.11
媒体界对本公司的报道材料（包括正面和负面报道）。
1.2
本单位的文件材料
1.2.1
本单位党委、团委、工会和内部机构组织在工作活动中形成的重要文件材料。
1.2.2
本单位编文号颁发的（包括转发及与其他单位联合颁发的）各种正式文件的审批件、印制件及重要文件的修改稿。
1.2.3
本单位未编文号颁发的但有实质内容的各种文件材料的审批件、定稿件，包括各种方案、领导讲话稿、新闻通稿等。
1.2.4
本单位召开的各种会议材料及形成的会议纪要等全套文件材料及重要会议的音像材料。
1.2.5
本单位的请示与上级单位的批复文件，下级单位的请示与本单位的批复文件。
1.2.6
本单位及其内部职能活动形成的工作计划、总结、报告。
1.2.7
本单位检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料。
1.2.8
本单位或本单位汇总的各类统计报表（包括年报、季报、月报、周报等）和统计分析资料（包括计算机盘片等）。
1.2.9
内容重要的外部来信、来访材料、领导的指示和本单位处理来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等。
1.2.10
单位领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外单位带回的与本单位有关的未经文书处理登记的文件材料。
1.2.11
本单位成立、合并、撤销、更改名称、启用印信、组织简则、人员编制等文件材料。
1.2.12
本单位工商注册、变更、印章刻制形成的所有文件材料。
1.2.13
本单位制订的工作条例、章程、制度、工作手册、业务手册等文件材料。
1.2.14
本单位（本行业）的历史沿革、大事记、年鉴，反映本单位（本行业）重要活动事件的剪报、音像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料。
1.2.15
本单位（包括上报和下批）干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任，党员、团员、干部、工人名册、报表，纪律检查，治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、复名、转业、评残、抚恤、死亡等及干部奖惩类文件材料。
1.2.16
本单位及本单位办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根。
1.2.17
本单位财产、物资、档案等的交接凭证、清册。
1.2.18
本单位编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本。
1.2.19
本单位编印的各类宣传材料、学习材料。
1.2.20
本单位与有关单位签订的各种合同、协议、合作意向书、备忘录、会谈纪要等文件材料。
1.2.21
本单位与外国签订的条约、议定书、协定、合同、换文（正本、副本）和单位外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、音像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等。
1.2.22
本单位向外单位出具的担保书、承诺书等文件材料。
1.2.23
本单位形成的财务报表、凭证、账簿、审计等文件材料。
1.2.24
本单位基建项目的提出、调研、立项、勘测、设计、施工、竣工验收等形成的文件材料，本单位直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料。
1.2.25
反映本单位业务活动和科学技术管理的专业文件材料。
1.2.26
引进、购置大中型设备的文件材料。
1.2.27
按有关规定应归档的职工档案材料。
1.2.28
各种普查工作中形成的文件材料。
1.3
同级单位和非隶属单位的文件材料
1.3.1
同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主管业务但需要执行的法规性文件。
1.3.2
有关业务单位对本单位工作检查形成的重要文件。
1.3.3
同级单位和非隶属单位与本单位联系、协商工作的重要来往文件。
1.4
下级单位的文件材料
1.4.1
下级单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件。
1.4.2
各直属企业报送的重要科技文件材料。
1.4.3
下级单位报送的法规性备案文件。
1.5
其它根据实际情况应予留存备查的文件材料。
2
不归档的文件材料的范围
2.1
上级单位的文件材料
2.1.1
上级单位任免、奖惩非本单位工作人员的文件，普发供参阅、不办的文件材料。
2.1.2
上级单位发来供工作参考的抄件。
2.1.3
上级单位征求意见未定稿的文件。
2.2
本单位的文件材料
2.2.1
重份的文件。
2.2.2
无查考利用价值的事务性、临时性文件。
2.2.3
未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件定稿除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。
2.2.4
从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。
2.2.5
无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的来信。
2.2.6
单位内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等。
2.2.7
本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料。
2.2.8
为参考目的从各方面收集的文件材料。
2.3
同级单位和非隶属单位的文件材料
2.3.1
参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。
2.3.2
非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。
2.4
下级单位的文件材料
2.4.1
下级单位送来参阅的简报、情况反映、不应抄送或不必备案的文件材料。
2.4.2
越级抄送的、一般的、不需要办理的文件材料。
2.4.3
下级单位抄送备案的一般性文件材料。
3
详细归档范围可参考《企业档案分类方法》。
附件3
归档文件整理规则
（DA/T22-2000中华人民共和国国家档案局
2000-12-6批准、2001-1-1实施）
1
范围
1.1
本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
1.2
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2
定义
本标准采用下列定义：
2.1
归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2.2
归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3
件：归档文件的整理单位。一般以每份文件为1件，文件正本与定稿为1件，正文与附件为1件，报表、名册、图册等1册（本）为1件，来文与复文可为1件。
3
整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4
质量要求
4.1
归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
4.2
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5
整理方法
5.1
装订：归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为1件时，复文在前，来文在后。
5.2
分类：归档文件可以采用年度——机构（问题）——保管期限——年度——机构（问题）等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1
按年度分类：将文件按其形成年度分类。
5.2.2
按保管期限分类：将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3
按机构（问题）分类：将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）。
5.3
排列：归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4
编号：归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。
5.4.1
全宗号：档案室给立档单位编制的代号。
5.4.2
年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。
5.4.3
保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。
5.4.4
件号：文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交档案室（馆）时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从1开始标注。馆编件号按进馆要求标注。
5.4.5
机构（问题）：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。
5.5
编目：归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
5.5.1
归档文件应逐件编目。来文与复文作为1件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
5.5.1.1
件号：填写室编件号。
5.5.1.2
责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
5.5.1.3
文号：文件的发文字号。
5.5.1.4
题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[
]”号。
5.5.1.5
日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。
5.5.1.6
页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为1页。
5.5.1.7
备注：注释文件需说明的情况。
5.5.2
归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。
5.5.3
归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
5.6
装盒：将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
5.6.1
档案盒
5.6.1.1
档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。
5.6.1.2
档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。
5.6.1.3
档案盒应采用无酸纸制作。
5.6.2
备考表:备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
5.6.2.1
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
5.6.2.2
整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
5.6.2.3
检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
5.6.2.4
日期：归档文件整理完毕的日期。
附件4
企业档案分类方法
第一章编制说明
一、编制目的
为了使企业档案工作适应现代化管理需要，统一企业档案实体分类、编号、排架、检索的标准和规范，根据国家档案实体分类有关精神，结合企业档案工作实际情况，编制本方案。
二、编制原则
㈠企业档案分类以企业全部档案为对象，按照档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。
㈡在充分反映档案的形成规律和内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起。
㈢类目设置必须有相对稳定性，不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。
㈣类目排列、档号结构的确定严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。
三、类目设置
㈠一级类目的划分与标识
一级类目是企业档案实体分类的最高层位。按照企业档案分类规则，一般企业档案设置9个一级类目：
1．党群工作类
2．行政工作类
3．经营管理类
4．生产技术管理类
5．会计档案类
6．职工档案类
7．科学技术研究类
8．基本建设类
9．设备仪器类
㈡二级类目、三级类目的设置
二级类目是对一级类目的细分，三级类目是对二级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质而设置的。二级类目、三级类目设置的标准详见主表和分表。有些企业也可根据实际增设、减少、合并二级类目。个别小型企业和档案数量很少的企业，可不设二级类目。
第二章主表
主表由一级类目、二级类目组成。
1党群工作类
1.1党务工作
1.2组织工作
1.3纪检工作
1.4宣传、统战工作
1.5工会工作
1.6共青团工作
1.7学会、协会工作
2行政管理类
2.1公安保卫工作
2.2法纪、监察、审计工作
2.3人事管理
2.4教育工作
2.5医疗卫生
2.6后勤福利
3经营管理类
3.1经营决策、计划工作
3.2统计工作
3.3财务管理
3.4物资管理
3.5产品销售
3.6企业管理
3.7外事外贸类
4生产技术管理类
4.1调度
4.2质量管理
4.3劳动管理
4.4能源管理
4.5安全管理
4.6科技管理
4.7环境保护
4.8计量工作
4.9标准化工作
4.10档案和信息管理
5会计档案类
5.1凭证
5.2账簿
5.3报表
5.4其它
6职工档案类
6.1干部档案
6.2职工档案
6.3离退休职工档案
6.4死亡职工档案
7科学技术研究类
8基本建设类
9设备仪器类
第三章分表
分表由一级类目、二级类目、三级类目组成。
1
党群工作类
1.1
党务工作
1.1.1
党组织（党委或总支、支部）年度工作计划、总结，重要的请示、报告、批复、汇报。
1.1.
党组织会议纪录，民主生活会、党政工联席会会议记录、纪要。
1.1.3
党代会会议通知、议程、工作报告、提案、决议、大会记录、纪要、简报、大会通过的文件、代表名册、大会音像材料、小组记录等。
1.1.4
党组织其他事务性材料。
1.1.5
上级党组织下发的综合性文件材料。
1.2
组织工作
1.2.1
组织工作计划、总结，党组织机构设置，启用印信材料。
1.2.2
党委或总支、支部选举结果及批复，含书记、副书记职务任免材料。
1.2.3
党内其他干部考核、任免材料。
1.2.4
党员发展计划，对入党积极分子培养、考察材料，入党转正材料。
1.2.5
整党及民生评议党员计划、总结、会议记录、汇报材料，党员登记名册。
1.2.6
整党建党形成的其他材料。
1.2.7
党组织创先争优活动计划、总结及先进党组织、党员表彰材料。
1.2.8
对党员的处分材料（经纪检部门立案查处的案件材料入纪检工作类）。
1.2.9
党员名册，党组织统计年报。
1.2.10
党员组织关系介绍信及存根。
1.2.11
党费收、缴及管理材料。
1.2.12
党组织工作条例、制度、办法。
1.2.13
上级下发的有关组织工作的文件。
1.3
纪检工作
1.3.1
纪检工作计划、总结，有关工作的请示、报告及批复。
1.3.2
党风治理、党纪检查材料。
1.3.3
纪检案件立案、调查、处理等案件材料。
1.3.4
纪检工作统计报表。
1.3.5
党群工作信访登记薄、摘要单、来访记录。
1.3.6
信访调查、处理及案件材料。
1.3.7
上级下发的有关纪检、信访文件。
1.4
宣传、统战工作
1.4.1
宣传工作、总结。
1.4.2
党员轮训、党课教育安排、小结及自编教材、讲稿。
1.4.3
理论教育政治学习安排及记录。
1.4.4
“三优一学”、文明单位创建等精神文件建设规划、计划、总结、汇报材料及申报、检查验收、审批材料、证书。
1.4.5
精神文明建设活动形成的其他有关材料。
1.4.6
各种报刊登载本企业的剪报。
1.4.7
本企业主办的报纸、刊物，广播、电视等宣传报道材料。
1.4.8
上级下发的有关宣传工作文件。
1.4.9
民主党派工作形成的有关文件材料。
1.4.10
无党派人士工作形成的文件材料。
1.4.11
港澳台工作形成的文件材料。
1.4.12
华侨工作形成的文件材料。
1.4.13
民族事务形成的文件材料。
1.4.14
宗教事务形成的文件材料。
1.4.15
上级有关统战工作的文件材料。
1.5
工会工作
1.5.1
工会工作计划、总结，有关问题的重要请示、报告、批复、汇报。
1.5.2
工会会议纪录。
1.5.3
工会机构设置，选举结果及批复。
1.5.4
工会干部任免材料。
1.5.5
会员发展材料。
1.5.6
工会组织及会员表彰材料。
1.5.7
工会工作条例、办法、规定。
1.5.8
职代会会议通知、日程安排、代表名册、大会记录，提案、工作报告、决议，大会讨论和审议通过的文件及照片、录音、录像等材料。
1.5.9
职代会小组记录，大会讨论未通过的文件。
1.5.10
工会组织开展的各项比赛、竞赛活动（如职工之家、五好家庭、文明职工、劳动竞赛、文娱、体育等活动）安排及结果性材料。
1.5.11
职工补助、劳保福利等文件材料。
1.5.12
救灾捐赠款物材料。
1.5.13
工会参与企业民主管理、班组建设形成的文件材料。
1.5.14
工会会费收、缴及工会财务管理材料。
1.5.15
工会工作各种统计报表。
1.5.16
女工工作计划、总结，有关请示、报告、汇报材料。
1.5.17
女工开展各项活动形成的文件材料。
1.5.18
上级工会、女工组织下发的文件。
1.6
共青团工作
1.6.1
共青团工作计划、总结，有关工作的请示、报告、批复，汇报材料。
1.6.2
团委（或总支、支部）会议记录。
1.6.3
团组织工作条例、办法、规定、制度。
1.6.4
团组织选举结果及批复，团干部任免材料。
1.6.5
团代会或团员大会通知、议程、代表名单、工作报告、决议、大会通过的文件；大会记录、纪要、简报及音像材料。
1.6.6
团员名册。
1.6.7
团组织关系介绍信及存根。
1.6.8
团员发展、退团等组织建设材料。
1.6.9
团费收、缴材料。
1.6.10
团员奖惩材料。
1.6.11
团组织开展各项比赛、竞赛活动形成的文件材料。
1.6.12
共青团工作统计报表。
1.6.13
青少年工作活动中形成的文件材料。
1.6.14
上级团组织下发的文件。
1.7
学会、协会工作
1.7.1
各种专业学会、协会、群团组织成立审批文件、章程、规定，机构设置及职务任免材料。
1.7.2
工作总结、计划。
1.7.3
学会、协会主办的刊物（含底稿）。
1.7.4
年会、学术会会议材料及学术交流论文。
1.7.5
学会、协会会员发展材料。
1.7.6
学会、协会开展各项活动形成的文件材料。
1.7.7
学会、协会工作统计报表。
1.7.8
上级有关学会、协会工作的办法、规定等文件。
2
行政管理类
2.1
行政事务
2.1.1
行政办公会、管委会等会议纪录、纪要，决定，简报。
2.1.2
企业行政机构设置、撤并，企业名称更改、启用印信企业法规、章程、工作条例、组织简则、人员编制等文件材料。
2.1.3
企业行政工作计划、总结。
2.1.4
企业各科、室、车间工作计划、总结。
2.1.5
企业组织机构沿革、大事记，企业史、企业志。
2.1.6
企业主要领导工作笔记本。
2.1.7
上级领导来企业视察、检查工作形成的文件材料（含题词、作画、诗及音像材料）。
2.1.8
文书处理及秘书工作制度、办法、规定。
2.1.9
收、发文登记薄，文件清退移交单。
2.1.10
保密（含机要）工作制度、办法、规定。
2.1.11
保密工作计划、总结、汇报，保密检查形成的材料。
2.1.12
违法、违章查处材料。
2.1.13
选举、人口普查等活动形成的文件材料。
2.1.14
人大、政协提案的答复。
2.1.15
其他行政事务材料。
2.1.16
上级下发的有关文秘、机要保密、行政事务工作文件。
2.2
公安保卫工作
2.2.1
社会治安综合治理规划、计划、总结、报告汇报材料。
2.2.2
社会治安综合治理办法、措施，简报。
2.2.3
民兵工作建制及任免材料。
2.2.4
民兵训练等活动安排、总结及训练成绩，民兵工作统计报表。
2.2.5
征兵工作形成的有关材料。
2.2.6
保卫工作计划、总结，有关请示、报告、汇报及经验交流材料，简报。
2.2.7
保卫工作机构设置、干部任免及经济民警配备材料。
2.2.8
危险品、枪支弹药管理、要害部门管理（含达标）形成的文件材料。
2.2.9
保卫工作统计报表。
2.2.10
消防工作总结、计划，办法、规定、措施，汇报。
2.2.11
消防工作达标升级申请报告、检查验收、审批材料及证书。
2.2.12
道路交通事故调查、分析、处理材料及统计报表。
2.2.13
公安保卫工作形成的其他材料。
2.2.14
上级下发的有关法制建设、社会治安、武装保卫、民兵、征兵、消防、交通管理等公安保卫方面的文件。
2.3
法纪、监察、审计工作
2.3.1
企业法律顾问聘请书、协议、合同。
2.3.2
诉讼案件等法律事务形成的文件材料。
2.3.3
法律教育、宣传活动形成的有关材料。
2.3.4
政纪监察材料（如工作计划、总结、报告、会议纪要等）。
2.3.5
政纪案件调查、取证、处理材料。
2.3.6
行业纠风、廉政建设材料。
2.3.7
行政信访工作形成的材料。
2.3.8
法纪、监察工作形成的材料
2.3.9
上级下发的法纪监察工作文件。
2.3.10
审计工作总结、计划。
2.3.11
审计工作制度、办法、规定。
2.3.12
企业内部各项专项审计活动材料。
2.3.13
上级对本企业审计项目的决定、处理材料及本企业对处理结果执行情况的报告等有关材料。
2.3.14
审计工作统计报表。
2.3.15
上级下发的有关审计工作的文件。
2.4
人事管理
2.4.1
企业领导干部任免材料。
2.4.2
企业内部机构中层干部任免材料。
2.4.3
一般干部聘用材料。
2.4.4
职工招、聘指标计划（含合同工、临时工）及招聘录用审批材料。
2.4.5
职工调动信函、行政关系介绍信及存根。
2.4.6
职工转正、定级材料。
2.4.7
大中专毕业生分配、军队转业干部安置等材料。
2.4.8
职工名册，统计报表。
2.4.9
选拔、聘用、考察、审查、考核材料。
2.4.10
职工离休、退休、退职、死亡、抚恤材料。
2.4.11
上级下发有关人事管理文件。
2.4.12
职改工作计划、总结、报告、设置方案及审批材料。
2.4.13
各专业技术职务评委会及职改领导小组成立报告及批复，专业技术评委会会议纪录。
2.4.14
专业技术职称评定呈报表、自传、技术总结、论文及职改部门综合考核、推荐意见。
2.4.15
专业技术职称评定资格的通知。
2.4.16
专业技术职务聘任通知。
2.4.17
职改工作统计报表。
2.4.18
农转非、就业安置有关材料。
2.4.19
劳务输出、人才交流材料。
2.4.20
上级下发的有关职改、农转非、就业、劳动输出、人才交流的文件。
2.5
教育工作。
2.5.1
教育工作总结、计划。
2.5.2
委培、外培人员名册、协议、合同。
2.5.3
职工技术培训、岗位培训安排、总结，名册及成绩。
2.5.4
培训课程表，自编教材、讲稿，考试试题及参考答案。
2.5.5
子弟学校、中专、技校等学校工作形成的各种文件材料（具体内容按有关规定执行）。
2.5.6
教育培训统计报表。
2.5.7
上级下发的有关教育培训文件。
2.6
医疗卫生
2.6.1
计划生育工作总结、计划、报告、汇报、经验交流材料。
2.6.2
计划生育指标下达计划及申请表。
2.6.3
计划生育办法、规定、措施。
2.6.4
计划生育表彰、奖励材料。
2.6.5
违反计划生育规定的处理材料。
2.6.6
计划生育工作统计报表。
2.6.7
上级下发的有关计划生育工作文件。
2.6.8
工业卫生基本情况材料。
2.6.9
各种职业性有害因素种类、名称、分布及监测材料，有害作业卫生科学评价材料。
2.6.10
劳动卫生与职业病防治规划、总结、计划，防治办法、措施等材料。
2.6.11
劳动卫生与职业病防治工作的各种报表、图表、音像材料。
2.6.12
劳动卫生与职业病防、治、管、科研、教育培训等其他材料。
2.6.13
上级下发的有关工业卫生、职工健康工作文件。
2.6.14
职工健康档案。
2.7
后勤福利
2.7.1
后勤福利工作办法、规定。
2.7.2
办公用品管理形成的文件材料。
2.7.3
食堂、浴室、招待所、托儿所、幼儿园等生活管理形成的文件材料。
2.7.4
职工住房管理办法、规定、分配方案、房改方案及住房管理材料。
2.7.5
绿化工作形成的文件材料。
2.7.6
生活用水、电、气管理形成的文件材料。
2.7.7
车辆管理形成的文件材料。
2.7.8
有关统计报表。
2.7.9
其他有关材料。
2.7.10
上级下发的有关后勤福利工作的文件。
3
经营管理类
3.1
经营决策、计划工作
3.1.1
企业联办、联营请示、报告、批复及有关协议、合同。
3.1.2
企业改革、关、停、并、转等重大经营战略决策材料。
3.1.3
企业发展规划，中、长期计划，方针目标。
3.1.4
企业年（季、月）度生产经营计划，各项专业发展计划。
3.1.5
上级下达的的生产经营、税利计划、指标及计划调整材料。
3.1.6
计划管理工作形成的有关材料。
3.1.7
上级下发的有关生产经营、计划工作的文件。
3.2
统计工作
3.2.1
生产统计报表。
3.2.2
产品销售统计报表。
3.2.3
物资供应统计报表。
3.2.4
工业普查等统计报表。
3.2.5
统计分析、汇总材料。
3.2.6
其他各种经营管理统计报表。
3.2.7
上级下发的有关统计工作文件。
3.3
财务管理
3.3.1
财务管理制度、规定、办法。
3.3.2
流动资金核定材料。
3.3.3
固定资产的新增、调拨、报废、清产核资材料。
3.3.4
专项资金提取、分配材料。
3.3.5
财务收支计划、经济分析、增收节支材料。
3.3.6
税收工作形成的材料。
3.3.7
物价管理材料（含产品定价）。
3.3.8
工商管理材料。
3.3.9
财务、税收、物价检查形成的有关材料。
3.3.10
财务达标升级活动形成的材料。
3.3.11
上级下发的有关财务、税收、物价、工商管理的文件。
3.4
物资管理
3.4.1
物资分配、供应计划、指标。
3.4.2
物资（含原材料）采购计划。
3.4.3
物资管理协议、合同。
3.4.4
仓库管理（含清仓查库）材料。
3.4.5
修旧利废、物资回收有关材料。
3.4.6
上级下发的有关物资管理的文件。
3.5
产品销售
3.5.1
产品销售工作总结、计划。
3.5.2
产品销售制度、办法、规定。
3.5.3
产品销售协议、合同、函电。
3.5.4
市场分析、用户调查信息材料。
3.5.5
广告宣传材料。
3.5.6
售后服务有关材料。
3.5.7
产品定货会、展销会形成的有关材料。
3.5.8
上级下发的有关销售、市场管理文件。
3.6
企业管理
3.6.1
企业普查各种调查登记表、汇总表。
3.6.2
企业普查工作安排、总结、汇报。
3.6.3
企业整顿形成的文件材料。
3.6.4
企业上等升级形成的各种材料。
3.6.5
企业经济责任制及其考核材料。
3.6.6
企业现代化管理形成的各种文件材料。
3.6.7
上级下发的有关企业管理的文件。
3.7
外事外贸类
3.7.1
外事工作、对外经济贸易工作总结、计划。
3.7.2
外事活动、对外经济贸易有关请示、报告、批复、申请批办手续及来往函电。
3.7.3
出国考察、调查、参加学习等记录、报告及收集交换获得的有关资料。
3.7.4
对外经济贸易洽谈、谈判记录、纪要、备忘录。
3.7.5
对外经济贸易签订的协议、意向书、合同、条约及换文。
3.7.6
履约情况及违约处理材料（含诉讼材料）。
3.7.7
本企业有关外事、对外经济贸易活动的规定、办法、政策。
3.7.8
外事接待工作形成的有关材料。
3.7.9
上级下发的有关外事、对外经济贸易活动的方针、政策、规定、办法等文件。
3.7.10
外事外贸活动形成的其他有关材料。
4
生产技术管理类
4.1
生产调度
4.1.1
生产调度日志。
4.1.2
生产调度交接班记录。
4.1.3
生产调度会、生产专业会议记录、纪要。
4.1.4
解决生产重大问题的决定、办法、措施及实施情况材料。
4.1.5
委托加工协议、合同。
4.1.6
各车间生产、操作重要记录。
4.2
质量管理
4.2.1
全质管理总结、规划、计划。
4.2.2
全质管理制度、办法、措施。
4.2.3
全质管理机构、人员配备及质量保证体系材料。
4.2.4
QC小组开展各项活动形成的材料。
4.2.5
产品质量检测（含化验、检验）记录、报告、登记表（综合性入此，专项产品、上级检测入产品类）。
4.2.6
综合性质量分析、质量事故处理材料。
4.2.7
全质管理达标升级材料。
4.2.8
质量管理统计报表。
4.2.9
上级下发的有关质量管理文件。
4.3
劳动管理
4.3.1
劳动定额、定员、调配材料。
4.3.2
工资改革工作总结、计划、报告、请示、批复、汇报材料。
4.3.3
增资、调资方案、名册、审批表。
4.3.4
上级下达的工资、奖金总额计划。
4.3.5
工资、奖金发放表。
4.3.6
劳动工资工作制度、办法、规定。
4.3.7
劳动工资统计报表。
4.3.8
上级下发的有关劳资工作文件。
4.3.9
劳动保护用品发放规定、办法。
4.3.10
社会保险有关手续、名册等材料。
4.3.11
其他保险业务材料（含索赔案件材料）。
4.3.12
劳保、保险统计报表。
4.3.13
上级下发的有关劳保、保险文件。
4.4
能源管理
4.4.1
能源管理工作总结、计划、报告。
4.4.2
能源管理制度、办法、规定及节能降耗措施、奖惩办法。
4.4.3
能源消耗定额。
4.4.4
能耗记录、台账、统计报表。
4.4.5
能源管理达标升级材料。
4.4.6
能源管理其他有关材料。
4.4.7
上级下发的有关能源管理的文件。
4.5
安全管理
4.5.1
安全工作总结、计划，有关请示、报告及批复。
4.5.2
安全管理制度、办法、安全操作规程及安全隐患整改措施。
4.5.3
生产安全事故（含工伤事故）调查、分析、处理材料。
4.5.4
安全工作奖惩材料。
4.5.5
安全教育形成的有关材料。
4.5.6
安全工作统计报表。
4.5.7
安全上等升级材料。
4.5.8
安全工作活动形成的其他有关材料。
4.5.9
上级下发的有关安全工作的文件。
4.6
科技管理
4.6.1
新产品开发工作总结、规划、计划，有关请示、报告、汇报材料。
4.6.2
新产品开发有关人员组织、开发安排进度、方案等材料。
4.6.3
科技成果管理形成的有关材料。
4.6.4
技术引进（含转让）谈判或商洽记录、纪要及调查材料。
4.6.5
技术引进（含转让）有关请示、报告及来往文件。
4.6.6
技术引进（含转让）协议、合同。
4.6.7
技术引进（转让）解决纠纷有关材料。
4.6.8
技术革新、改造，采用新技术、新工艺形成的有关材料。
4.6.9
技术攻关总结、计划，关键技术处理记录、成果材料。
4.6.10
合理化建议及应用情况材料。
4.6.11
科技管理制度、办法、规定。
4.6.12
上级下发的有关科技管理文件。
4.7
环境保护
4.7.1
环境治理规则、措施、总结、计划。
4.7.2
环保检测记录、分析材料。
4.7.3
上级环保部门对环保检查及处理意见、决定和本企业执行情况的报告、汇报。
4.7.4
环保纠纷处理材料。
4.7.5
环保工作制度、办法。
4.7.6
环保统计制度。
4.7.7
上级下发的有关环保工作文件。
4.8
计量工作
4.8.1
计量工作总结、计划。
4.8.2
计量工作制度、办法。
4.8.3
各种计量器具检测记录。
4.8.4
计量网络图。
4.8.5
计量工作上等升级材料。
4.8.6
计量统计报表。
4.8.7
上级下发的有关计量工作文件。
4.9
标准化工作
4.9.1
标准化工作总结、计划。
4.9.2
标准化工作制度、办法。
4.9.3
本企业制订的技术标准（含生产技术规范、规程）。
4.9.4
企业管理标准。
4.9.5
企业工作标准。
4.9.6
企业执行的国际标准、国家标准、部颁标准。
4.9.7
标准化工作上等升级材料。
4.9.8
标准化工作统计报表。
4.9.9
上级下发的有关标准化工作文件。
4.10
档案和信息管理
4.10.1
档案工作总结、规划、计划。
4.10.2
档案管理制度、办法。
4.10.3
档案交接凭据材料（含归档、进馆移交手续）。
4.10.4
档案鉴定工作计划、方案、总结，鉴定报告及销毁清册。
4.10.5
档案分类方案、保管期限表等业务规范。
4.10.6
档案工作大事记、档案典型利用事例、档案存放示意图、档案管理网络图。
4.10.7
档案编研工作形成的各种材料。
4.10.8
违犯档案法规查处材料。
4.10.9
档案工作统计报表。
4.10.10
上级下发的有关档案工作文件。
4.10.11
计算机应用和管理的制度、办法。
4.10.12
计算机软件、盘片材料。
4.10.13
信息工作办法、规定。
4.10.14
本企业编印的有关生产技术的信息简报。
4.10.15
图书资料工作形成的各种文件材料。
4.10.16
情报工作形成的各种文件材料。
4.10.17
上级下发的有关图书、资料、情报、信息工作的文件。
5
会计档案类
5.1
凭证
5.1.1
原始薄凭证、记账凭证、汇总凭证。
5.1.2
银行存款余额调节表。
5.2
账簿
5.2.1
日记账（包括现金和银行存款日记账）。
5.2.2
明细账。
5.2.3
总账（包括日记总账）。
5.2.4
辅助账薄。
5.2.5
固定资产卡片。
5.3
报表
5.3.1
主要财务指标快报。
5.3.2
月、季度会计报表。
5.3.3
年度会计报表（含文字分析）。
5.4
其它
5.4.1
会计档案移交清册。
5.4.2
会计档案保管清册。
5.4.3
会计档案销毁清册。
6
职工档案类
6.1
干部档案
6.2
职工档案
6.3
离退休职工档案
6.4
死亡职工档案
7
科学技术研究类
7.1
科研项目工作总结、计划。
7.2
科研项目的调研、申报立项、研究、试验、总结、鉴定的有关文件。
7.3
科研项目的报奖、推广应用文件。
7.4
上级有关科研项目的文件。
8
基本建设类
8.1
综合类
8.1.1
基建工作总结、计划、简报。
8.1.2
基建工作规章制度。
8.1.3
基建工作总体规划。
8.1.4
基建工作年度（季度）统计报表。
8.1.5
上级有关基建工作的文件。
8.2
基建项目
8.2.1
基建项目财务预、决算。
8.2.2
基建项目可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁工作。
8.2.3
基建项目的设计、施工、监理、竣工、验收。
8.2.4
基建项目的评奖、创优。
8.2.5
基建项目的使用、维修、改建、扩建。
8.2.6
基建项目的事故分析和处理。
9
设备仪器类
9.1
设备仪器工作总结、计划。
9.2
设备仪器规章制度。
9.3
设备仪器购置立项审批、购置合同。
9.4
设备仪器的开箱验收或接收材料。
9.5
设备仪器的安装调试材料。
9.6
设备仪器的使用、维护和改造、报废材料。
9.7
设备仪器事故分析和处理。
9.8
上级下发的关于设备仪器的文件。
附件5
档案保管期限和密级划分方法
一、文书档案保管期限和密级划分表
㈠文书档案保管期限表说明
1．文书档案的保管期限定为永久、长期和短期3种。长期为16至50年左右，短期为15年以下。专门档案另有保管期限和销毁规定的，按有关规定执行。
2．确定档案保管期限的原则：
确定档案的保存价值，要坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的观点，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本单位工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。
⑴凡是反映本企业主要职能活动和基本历史面貌的，对本企业、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。它主要包括：本企业制定的属于法规政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、总结，综合统计报表，机构演变、企业领导人任免的文件材料；直属上级单位颁发的属于本企业主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级单位针对本企业主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。
⑵凡是反映本企业一般工作活动，在较长时间内对本企业工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。它主要包括：本企业一般工作问题文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，直属上级单位颁发的属于本企业主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料，下级单位报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。
⑶凡是在较短时间内对本企业有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。它主要包括：本企业一般事务性的文件材料，上级单位和同级单位颁发的非本企业主管业务但要贯彻执行的文件材料，下级单位报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。
3．各企业应根据本规定和文书档案保管期限表，以及有关的专门档案保管期限表，结合本企业的实际情况，编制本企业的档案保管期限表，经本企业领导人审查批准后执行，并报上级备案。
㈡文书档案保管期限和密级划分表
序号
归档范围
保管
期限
密级
1
本级党、协、工、团代表会会议的文件材料
1.1
通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、提案、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录、简报、重要的照片、录音（像）带等文件材料
永久
1.2
讨论未通过的文件
长期
秘密
1.3
小组会议记录、参考文件、总结等文件材料
短期
2
本级党、协、工、团办公会会议的文件材料
2.1
公报、决议、决定、记录、纪要、领导人讲话、讨论通过的文件材料
永久
2.2
讨论未通过的文件材料
短期
秘密
3
上级单位召开的重要会议文件材料
3.1
主要文件材料
长期
3.2
其它文件材料
短期
4
上级单位颁发的文件材料
4.1
直属上级单位颁发的，属本单位主管业务的，和非直属上级单位颁发的针对本单位主管业务并要执行的重要的文件材料
永久
4.2
直属上级单位颁发的属本单位主管业务并要执行的一般文件材料
长期
4.3
其它需要执行的文件材料
短期
5
党和国家领导人、上级单位视察、检查本地区、本单位工作时形成的题词、讲话、音像等重要文件材料
永久
6
本单位党组（包括实行党委制的党委）和行政办公会的记录、纪要、讨论通过的文件
永久
7
本单位召开会议的文件材料
7.1
本单位召开的工作会议和重要的专业会议文件材料
7.1.1
通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、纪要、重要的音像材料
永久
7.1.2
典型材料、代表发言、简报。（注：无会议纪要时简报则永久保存）
长期
7.1.3
小组会议记录、参考材料
短期
7.2
一般专业会议文件材料
7.2.1
纪要、通知、总结、讲话、报告、重要的音像材料
长期
7.2.2
典型材料、代表发言、简报
短期
8
本单位制发的（包括与其它单位联合制发的）文件材料
8.1
方针、政策法规性的，重要业务问题的
永久
8.2
一般业务问题的
长期
8.3
事务性有参考价值的
短期
9
代上级单位起草并被采用的文件的最后草稿
9.1
重要的法规性的
长期
9.2
其它的
短期
10
本单位各种普查工作形成的文件材料
10.1
综合成果、专题成果、方案、总结、报告
永久
10.2
原始记录
长期
11
本单位专题、典型的调查报告
11.1
重要的
永久
机密
11.2
一般的
短期
秘密
12
本单位的请示与上级单位的批复，下级单位的请示、报告与本单位的批复、批示
12.1
方针政策性的重要问题的
永久
12.2
一般事务性问题的
短期
13
本单位工作活动的工作总结、报告
13.1
主要职能活动年度和年度以上的、重要专题的
永久
13.2
半年的、季度的、一般专题的
长期
14
本单位计划、规划、控制数字
14.1
年度和年度以上的
永久
秘密
14.2
季度的、月份的
短期
秘密
15
本单位统计报表
15.1
汇总的、年度和年度以上的、专题的
永久
15.2
季度、月份的
短期
16
本单位机构设置、撤并、名称更改、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信文件材料
永久
17
干部任免的文件材料
17.1
本单位领导人，本单位对直属单位领导人任免的文件材料
永久
17.2
本单位内部机构负责人的任免材料
长期
18
本单位劳动模范、先进工作者等的文件材料
18.1
省级以上的
永久
18.2
地、县级以下的
长期
19
本单位对有关人员的处分材料
19.1
影响大、问题严重的
永久
秘密
19.2
一般的
长期
20
干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、复转、抚恤、死亡等文件材料
长期
21
本单位职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根
长期
22
本单位职工、党员名册
永久
23
本单位中党、团、工会的基层组织形成的工作报告、总结、会议文件和团员名册等文件材料
长期
24
本单位组织沿革、大事记
永久
25
本单位及本单位批准的有关区域变化和解决边界纠纷、征用土地的文件材料
永久
机密
26
本单位财产、物资、档案等的交接凭证
长期
秘密
27
本单位编辑的并反映主要职能活动的出版物定稿和样本
永久
28
本单位与国内外有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料
28.1
历史意义和长远利用价值的
永久
28.2
重要的
长期
28.3
一般的
短期
29
本单位关于出国考察、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料
29.1
重大活动的主要文件
永久
29.2
一般活动的审批手续、考察报告
长期
29.3
其它文件材料
短期
30
单位之间协商工作的往来文件材料
短期
31
同级单位和非隶属单位制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料
短期
32
本单位处理人民来信来访的文件材料
32.1
有省以上领导人重要批示和处理结果的
永久
32.2
有上级单位或本单位领导人重要批示和处理结果的
长期
32.3
其它有重要处理结果的
32.4
没有处理结果的
短期
33
下级单位报送的总结、报告、统计报表
33.1
年度和年度以上的总结、统计报表，重大问题的专题报告
长期
33.2
年度以下的总结、统计报表，一般专题的报告和备案的
短期
34
关于本单位的审计报告
永久
秘密
二、会计档案保管期限和密级划分表
会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为5年、15年和25年。
序号
档案名称
保管
期限
密级
备注
1
会计凭证类
秘密
1.1
原始凭证
15年
1.2
记账凭证
15年
1.3
汇总凭证
15年
2
会计账簿类
秘密
2.1
总账
15年
包括日记总账
2.2
明细账
15年
2.3
日记账
15年
现金和银行日记账25年
2.4
固定资产卡片
固定资产报废清理后5年
2.5
辅助账簿3
财务报告类
机密
包括各级主管部门汇总财务报告
3.1
月、季度财务报告
5年
包括文字分析
3.2
年度财务报告（决算）
永久
包括文字分析
4
其他类4.1
会计移交清册
15年
4.2
会计档案保管清册
永久
4.3
会计档案销毁清册
永久
4.4
银行余额调节表
5年
4.5
银行对账单
5年
三、基本建设类档案保管期限和密级划分表
注：基本建设类档案的保管期限同文书档案。
序号
档案名称
保管期限
密级
1
综合
1.1
上级有关基建工作的文件
长期
1.2
基建工作规章制度
长期
1.3
基建工作计划、总结、简报
长期
1.4
基建工作总体规划
永久
1.5
基建工作年度（季度）总结、统计报表
永久
1.6
基建工程财务预、决算
永久
1.7
总体规划、设计总平面图
永久
机密
1.8
水、电、气管道分布图
永久
1.9
地质勘探、地形测量材料
永久
机密
2
基建项目
2.1
项目建议书及上级批复
永久
机密
2.2
可行性研究报告
永久
机密
2.3
项目评估
永久
机密
2.4
环境预测、调查报告
永久
机密
2.5
设计任务书及计划任务书
永久
机密
2.6
工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明
永久
机密
2.7
地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录
永久
机密
2.8
水文、气象、地震等其它设计基础材料
永久
机密
2.9
初步设计
长期
秘密
2.10
技术设计
永久
机密
2.11
施工图设计
短期
机密
2.12
技术秘密材料、专利文件
永久
机密
2.13
设计计算书
长期
机密
2.14
关键技术实验
永久
机密
2.15
总体规划设计
永久
机密
2.16
设计评价、鉴定及审批
长期
机密
2.17
征地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书
永久
机密
2.18
承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件
永久
秘密
2.19
施工执照
永久
2.20
水、电、气、暖供应协议书
永久
2.21
产权证书
永久
机密
附件6
档案查阅登记表
查阅日期
查阅内容
文号
份数
查阅人
查阅单位
联系方式
查阅用途
提供人
批准人
备注
附件7
档案借阅登记表
借阅日期
借阅内容
文号
份数
借阅人
借阅
单位
联系
方式
借阅用途
提供人
批准人
回收人
回收日期
备注
附件8
档案利用效果登记表
日期
单位
姓名
案卷或
文件题名
利用
目的
利用
效果附件9
档案销毁清册
序号
案卷或
文件题名
年度
目录号
卷（盒）号或文号
卷（盒）内文件页（件）数
原期限
销毁原因
销毁日期
销毁人
监销人
备注
**公司投资有限公司综合管理部2015年9月×日印发
拟稿：***
核稿：***(共印×份)
**公司档案管理规定 本文关键词：管理规定，档案，公司
**公司档案管理规定 来源：网络整理
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《
**公司档案管理规定》
由：
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